Jak łatwo rozliczyć produkcje i poznać faktyczny koszt wytworzenia wyrobów

jak prosto obliczyć koszty produkcji - lead picture

Przeanalizowaliśmy ostatnio nasze kontakty z polskim firmami, które do nas się zgłosiły poszukując Systemu do Zarządzania Produkcją. Jednym z rezultatów, który nas zszokował było stwierdzenie że  8 na 10 firm nie jest w stanie policzyć faktycznego kosztu produkcji danego wyrobu w odniesieniu do danego zlecenia. Wiedzieliśmy o tym wcześniej, ale zebranie tego w konkretną statystykę nas zszokowało. Jaka najcześciej padała odpowiedź na pytanie „Jak w takim razie zarządzacie firmą”? – „Mamy zysk co roku, rozwijamy się, więc chyba zarabiamy na tym co robimy”. 

Czy w takim razie jest sens w ogóle analizować koszty faktycznej produkcji?

Oczywiście, że tak! Najprościej mówiąc pozwoli to zobaczyć, na których produktach firma zarabia, a do których dokłada. Po wdrożeniu nawet najprostszego sposobu rozliczania kosztów zleceń produkcyjnych, okazuje się że nie wszystkie produkty przynoszą firmie zysk. Szczególnie, gdy przed rozpoczęciem produkcji takiego zysku się spodziewaliśmy.

Faktyczne policzenie kosztów produkcji to temat trudny i skomplikowany – wiele czynników wpływa na ostateczny koszt wytworzenia danego wyrobu. Najcześciej jest to domena księgowości, gdzie dekretuje się na odpowiednich kontach wszystkie koszty firmy i odpowiednio przyporządkowuje do poszczególnych wyrobów.

To, że księgowość nie daje odpowiednio jasnych, dokładnych i prosto podanych informacji na temat kosztów produkcji, pozostaje tajemnicą poliszynela. Dane księgowe nie przydają się właścicielowi, czy kierownikowi produkcji w codziennej pracy. Dają tylko odpowiedź: zarabiamy czy nie i to najczęściej raz na miesiąc.

W tym artykule pokażemy prosty sposób jak wprowadzić system obliczania kosztów produkcji. Może być używany systematycznie do zbierania informacji ma temat tego gdzie zarabiamy na produkcji, a gdzie tracimy.

obliczanie kosztu - wybor skladnikow 1. Co jest ważne dla policzenia kosztu

Na początku musisz odpowiedzieć sobie na pytania:

  • co stanowi u Ciebie największy koszt produkcji
  • co jest tym czynnikiem, który najczęściej decyduje o tym czy zarabiasz czy tracisz na danym produkcie.

W różnych typach produkcji są to inne składniki – czasami jest to robocizna, czasami wykorzystywane materiały, czasami koszt maszyn, które są drogie w zakupie, a czasami np. energia elektryczna. Najpewniej masz taką wiedzę, jeżeli nie, to rozpisz sobie na kartce lub w Excelu wszystko to, co wg Ciebie składa się na koszty Twojej produkcji.

Ta wiedza będzie Ci przydatna do określenia, co należy monitorować, aby obliczyć dokładne koszty produkcji. _Pamiętaj, że ten artykuł ma na celu pokazanie jak panować nad kosztami w firmach, które nie mają dobrze ułożonych procesów kontroli kosztów każdego zlecenia. Jeżeli jesteś na etapie zwiększania precyzji zbieranych danych stanowiących o kosztach w Twojej firmie – możesz uznać te informacje za zbyt oczywiste.)

Nie jest Twoim celem na tym etapie wprowadzenie bardzo szczegółowego monitorowania kosztów – najważniejsze, aby na początku wprowadzić coś co jest Prawie dobre, a dopiero później dążyć do ulepszenia.  

obliczanie kosztu - wybor norm 2. Ustal normy czasowe i kosztowe

Na początku musimy powiedzieć, że posiadanie norm czasowych nie jest konieczne do kalkulacji kosztu zlecenia produkcyjnego – jest to rzecz całkowicie opcjonalna. Niemniej jednak normy czasowe czy kosztowe pozwalają Ci wprowadzić pewną bazę, którą przyjmiesz jako punkt odniesienia.

Można powiedzieć, że skoro kalkulujesz koszt produktu, to musisz wiedzieć ile poszczególne czynności zajmą czasu i jaki jest koszt Twoich surowców. Z naszego doświadczenia wynika, że nie zawsze tak jest.

Normy mają szczególnie znaczenie przy produkcji powtarzalnej czy seryjnej – raz wprowadzony czas trwania operacji jest wykorzystywany w wielu zleceniach. Z tego powodu dobrze jest, aby był on w miarę dokładnie policzony. Aby to zrobić, można użyć zaawansowanych technik jak np. badania migawkowe.

My jednak na początek polecamy proste obserwacje i rozmowy z ludźmi na produkcji. Zapisz przez kilka kolejnych cykli ile dana operacja zajmowała czasu i wyciągnij z tego średnią. To najprostszy sposób na stworzenie bazy do dalszych obliczeń.

Podobnie wygląda rzecz z kosztami surowców – policz średnie ceny nabycia danych surowców na przestrzeni np. ostatniego kwartału i użyj ich przy kalkulacji swoich kosztów.

obliczanie kosztu - sposob rejestracji 3. Ustal sposób monitorowania danych z produkcji

Aby móc policzyć realne koszty produkcji poszczególnych zleceń, konieczne jest monitorowanie tego, co się rzeczywiście dzieje przy ich realizacji. Można to porównać do jazdy w samochodzie z nawigacją i bez. W tym pierwszym wypadku wyznaczamy cel i w każdym momencie dokładnie wiemy gdzie jesteśmy. Bazując na naszej aktualnej prędkości czy utrudnieniach na drodze na bieżąco aktualizowana jest planowana godzina przybycia na miejsce. Jadąc bez nawigacji – możemy tylko mniej więcej określić kiedy dojedziemy i będzie to obarczone sporym błędem, jeżeli nastąpią nieprzewidziane sytuacje na drodze.

Z tego powodu ważne jest, aby określić dla wszystkich danych, które mają wpływ na koszt produkcji następujące elementy:

  • co będziemy monitorować  – ma to wpływ na dokładność naszego wyliczenia kosztów
  • jak często będziemy to monitorować – ma to bezpośredni wpływ na to, jak szybko będziemy otrzymywać aktualne dane o kosztach
  • kto będzie to monitorował – kto będzie dostarczał zarówno dane o czasie trwania operacji jak i dane o kosztach surowców czy podwykonawców
  • jak będziemy to zapisywać – jeżeli masz oprogramowanie do zarządzania produkcją – np. [qcadoo MES](https://qcadoo.com) to połowa problemu za Tobą. W przeciwnym wypadku najprościej będzie Ci rejestrować dane w odpowiednim arkuszu kalkulacyjnym

Bardzo dokładnie opisaliśmy ten temat w naszym poprzednim artykule Raportowanie produkcji – jak w 4 krokach zacząć zbierać dane z produkcji ? Można tam znaleźć bardziej szczegółowe informacje na ten temat.

 obliczanie kosztu - materialy 4. Policz koszty materiałowe

Jeżeli koszty surowców mają duży wpływ na cenę finalną Twojego produktu, to w tym miejscu powinieneś poświęcić najwięcej czasu na przygotowanie i monitorowanie odpowiednich danych.

W największym skrócie chodzi, o to abyś do każdego zlecenia był w stanie przyporządkować zużyte surowce zgodnie z ich cenami nabycia. Oznacza to, że każdy rozchód z magazynu powinien odbywać się pod konkretną operację w danym zleceniu produkcyjnym.

To jest oczywiście stan idealny i często niemożliwy do wprowadzenia. Dzieje się tak w przypadkach kiedy np.:

  • łączysz wiele zleceń na jednej maszynie/stanowisku i korzystasz z tego samego surowca
  • wykorzystujesz do rozkroju np. materiały w belach i trudno Ci policzyć ile faktycznie zużyłeś na dane zlecenie
  • masz odpady o nieregularnych wymiarach, które wykorzystujesz przy kolejnych zleceniach i nie jesteś w stanie policzyć ile ich dokładnie jest

W takich przypadkach najlepiej będzie ustalić jasne zasady jak surowce są rozliczane. Może być tak, że rozliczasz zużycie surowca zgodnie z przyjętymi normami (czyli nie rzeczywiste zużycie), ale w zamian za to, do każdego zlecenia rejestrujesz partię surowca którą zużyłeś. W takim wypadku jesteś w stanie otrzymać z programu Finansowo-Księgowego cenę po jakiej tą partię kupiłeś i odpowiednio ją rozliczyć.

Dobrą praktyką jest również rejestrowanie wszelkich zmian surowców podczas produkcji, które wynikają z aktualnej sytuacji. Przykładowo następuje podmiana jednego ze składników z powodu błędu w technologii lub zwyczajnie jest brak wystarczającej ilości jednego surowca i możemy go zastąpić podobnym. W takim przypadku ważne jest, aby taką zmianę odnotować i zarejestrować tym samym zmianę kosztów.

obliczanie kosztu - ludzie 5. Policz koszty ludzi zatrudnionych na produkcji

Koszt robocizny to kolejny składnik, który należy doliczyć do ceny Twojego produktu. Podobnie jak z materiałami – w niektórych branżach udział pracy ludzkiej może mieć duży wpływ na finalne koszty produktu. Szczególnie w produkcji jednostkowej czy małoseryjnej ludzie stanowią najcenniejszy i zarazem najdroższy składnik kosztów.

Ważne jest, abyś oprócz pełnych kosztów zatrudnienia, znał czas jaki jest poświęcany na każdą z operacji w zleceniu lub przynajmniej na podobną grupę operacji. Musisz się zastanowić, czy jest sens, aby rejestrować np przykręcanie każdej śrubki z osobna i wydzielenie z tego osobnego kosztu (co raczej jest bezcelowe) czy nie lepiej np. znać tylko czas potrzebny na wykonanie danego modułu w danym gnieździe produkcyjnym.

W niektórych przypadkach – na przykład w produkcji spożywczej – przy danej czynności pracuje więcej osób. Powinieneś oprócz czasu poświęconego na daną operację rejestrować listę osób, które pracowały przy danej czynności i najlepiej jeszcze w jakim wymiarze czasu. Posługując się przykładem może to wyglądać tak:

Przykładowa rejestracja czasu załogi w operacji

Przykładowa rejestracja czasu załogi w operacji

Aby uprościć sobie proces wyliczania kosztów danych pracowników możemy zastosować tzw. grupy płacowe. W takim przypadku zamiast obliczania kosztu godziny pracy każdego pracownika wg jego dokładnego wynagrodzenia, możemy przyjąć pewne uproszczenie i przyporządkować go do grupy płacowej o danej stawce godzinowej.

Z pewnością w Twojej firmie da się podzielić pracowników na grupy stosując uśredniony koszt ich pracy. Powoduje to, że nie musimy co miesiąc wyznaczać dokładnie kosztu każdej osoby. Pomyśl o tym, że każda zmiana w danym miesiącu np. L4, na którym był pracownik, już ten koszt zmienia.

 obliczanie kosztu - maszyny 6. Dolicz koszty maszyn i urządzeń

Koszt maszyn produkcyjnych to nie tylko koszt ich zakupu. To także koszty przeglądów, remontów czy napraw. Fakt przypisywania kosztów urządzeń do konkretnego zlecenia nie jest sprawą prostą.

Tutaj trzeba rozwiązać takie kwestie jak:

  • czas pracy maszyny
  • czas, kiedy maszyna nie pracuje
  • obliczenie kosztu
  • koszty przezbrojeń
  • koszty remontów i napraw

To powoduje, że aby nie ugrząźć w szczegółach i meandrach dokładnej alokacji kosztów maszyn do danego zlecenia produkcyjnego, wiele firm, z którymi się spotykaliśmy stosuje pewne uproszczenia. Jednym z nich może być wyznaczenie średniego kosztu godziny pracy danej maszyny, rejestrowanie jej czasu pracy i na tej podstawie przypisywanie kosztu do zlecenia.

Koszty remontów czy napraw są najczęściej rozliczane wskaźnikami i narzutami – możesz otrzymać takie dane z księgowości i odpowiednio je przypisywać w danym miesiącu do wszystkich zleceń.

Oczywiście – jeżeli posiadasz odpowiednie podłączenie maszyn do Systemu Zarządzania Produkcją, to możesz w sposób automatyczny zliczać czas w jakim dane urządzenie pracowało w danym zleceniu. W takim przypadku alokacja kosztów maszyn jest bajecznie prosta.

 obliczanie kosztu - podwykonawcy 7. Koszty podwykonawstwa

Jeżeli część produktów wykonujesz u swoich podwykonawców to możesz te koszty ująć w różny sposób:

  • jeżeli kupujesz gotowe elementy wraz z usługą – wtedy najczęściej wprowadzasz na stan kupione półprodukty. Ujmowanie w kosztach wygląda wtedy tak samo jak w przypadku zwykłych surowców
  • jeżeli zlecasz tylko usługę – w tym przypadku surowiec jest Twoją własnością, a usługa zlecana na zewnątrz ma swoją cenę. Do zlecenia musisz doliczyć koszt zarówno surowca (zgodnie z dokumentami magazynowymi) jak i koszt usługi obcej

Najczęściej usługi u podwykonawców są zlecane w odniesieniu do konkretnego zlecenia produkcyjnego – nie powinieneś mieć więc problemu z ich odpowiednią rejestracją. Możesz to zrobić w arkuszu kalkulacyjnym lub w Programie do Zarządzania Produkcją, który zawiera taki moduł zarządzania podwykonawcami i usługami zewnętrznymi.

obliczanie kosztu - posrednie 8. Koszty pośrednie

Zbliżamy się już prawie do końca naszej przygody z obliczaniem kosztu produkcji danego zlecenia. Pozostały nam już tylko koszty pośrednie – takie jak koszty wydziałowe, koszty budynków czy np. sprzedaży. Z naszego dotychczasowego doświadczenia i rozmów z firmami wynika, że najlepiej je przypisywać w postaci wskaźników procentowych.

Księgowość na zakończenie miesiąca może Ci podać, jaka jest wysokość wszystkich kosztów pośrednich i ustalić z Tobą, że od następnego miesiąca należy np. doliczać 30% do każdych kosztów bezpośrednich.

Przykład rozliczania kosztów pośrednich poprzez odpowiednie narzuty w qcadoo MES

Przykład rozliczania kosztów pośrednich poprzez odpowiednie narzuty w qcadoo MES

Tutaj jedna uwaga – wiele firm koszty maszyn i związanych z tym remontów, traktuje jako koszty pośrednie, które rozlicza przy pomocy wskaźników. Takie firmy uznały, że zbyt dużo czasu zajęło by im liczenie ile czasu dana maszyna pracowała/nie pracowała i wystarczy im uśrednienie tych kosztów do każdego zlecenia.

obliczanie kosztu - rozliczenie 9. Rozliczenie produkcji – czyli wisienka na torcie

Uff. Dużo pracy już za Tobą. Teraz czas na analizę.

Gdy masz już zarejestrowane wszystkie koszty, możesz porównać jak one się mają do Twojej założonej wstępnej kalkulacji. W tym właśnie miejscu zobaczysz, czy produkujesz zgodnie z planem, czy też gdzieś występują straty.

Posiadając precyzyjne dane każdego składnika – czyli np. robocizny czy kosztów podwykonawstwa – możesz zbadać gdzie nastąpiły największe odchylenia i na tej podstawie podjąć odpowiednie kroki naprawcze.

Przykład raportu rozliczającego koszty w danym zleceniu.

Przykład raportu rozliczającego koszty w danym zleceniu.

(tutaj możesz pobrać przykładowy raport rozliczenia kosztów zlecenia produkcyjnego w qcadoo MES) 

Jeżeli zobaczysz że np. Twoi pracownicy poświęcili na daną operację więcej czasu niż planowałeś, to możesz albo stwierdzić że np. surowiec był złej jakości i trzeba było poświęcić więcej czasu na jego obróbkę. Może to być sygnał do przyjrzenia się Twoim dostawcom.

Możesz również uznać, że normy które przyjąłeś do kalkulacji były zbyt nierealistyczne, skoro każde zlecenie na dany produkt je przekracza w zadanym okresie czasu. W takim wypadku skoryguj normy czasowe i obserwuj w następnym okresie co się dzieje.

Zatem – do dzieła! Wdrażaj, analizuj, poprawiaj.

Marcin Perłak

Prezes Qcadoo Limited. Przyjmuje różne role w Qcadoo (poza byciem programistą). Lubi proste formy, jasne zasady. Fanatyk idealnej obsługi klienta. Po pracy zaraża swoje córki nowymi technologiami i jeździ na rowerze po małopolskich wsiach.

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked