Jak wdrożyć program do obsługi produkcji, gdy masz już system finansowo-księgowy i magazynowy

jak-zintegrowac-system-produkcyjny

Postanowiłeś w końcu uporządkować swoją produkcję. Pliki Excel czy zeszyty na hali przestały Ci wystarczać, masz już dość ciągłego dzwonienia do kierownika z pytaniem na kiedy coś będzie zrobione. Informacje od księgowej o faktycznych kosztach dopiero na koniec miesiąca też już Cię irytują.

Z drugiej strony – masz już prosty i wystarczający program do fakturowania klientów. W zeszłym roku postanowiłeś nawet objąć programem swój magazyn – wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe masz już w systemie i w miarę na bieżąco śledzisz swoje stany magazynowe.

Poszukujesz teraz systemu do zarządzania produkcją i najczęściej spotykasz się z dwoma przypadkami. Z jednej strony są dostawcy systemów ERP, których moduł produkcji nawet CI odpowiada, ale warunkiem wdrożenia jest zakup całego systemu ERP. Nie mniej ni więcej musisz zrobić olbrzymią rewolucję w firmie i praktycznie wyrzucić do kosza swój system F-K czy magazynowy. Nie wspominając o kosztach jakie się z tym wiążą.

Kolejny przypadek – znalazłeś firmę, która ma ciekawy program do zarządzania produkcją, ale okazuje się, że brakuje jakiejkolwiek integracji z Twoim systemem F-K lub magazynowym. Skazuje Cię to na dublowanie informacji w obydwu systemach przy dużym nakładzie pracy ręcznej. Dodatkowo – takie przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego będzie z pewnością powodować błędy – człowiek może się zawsze pomylić.

Możesz znaleźć też najbardziej optymalne rozwiązanie – czyli program do zarządzania produkcją, który już jest zintegrowany z obecnie wykorzystywanym u Ciebie oprogramowaniem, albo który będzie zintegrowany przez dostawcę.

I to tym właśnie – trzecim przypadku jest cały ten artykuł – ma Ci pomóc uporządkować wymianę informacji pomiędzy tymi systemami.

question-mark1. Zdecyduj co i gdzie będzie przechowywane

Na początku odpowiedz sobie, który system będzie systemem głównym dla poszczególnych rodzajów informacji, czyli np. gdzie będzie prowadzony główny rejestr produktów, z którego będą korzystały pozostałe systemy. Jest to bardzo ważne, aby zapewnić porządek w Twoich danych.

Co to dla Ciebie konkretnie oznacza? Będziesz mógł np. wprowadzać swoje produkty w systemie produkcyjnym, ale gdy trafią one do systemu magazynowego, to tylko w nim będą mogły być zmienione. Później każda zmiana np. nazwy produktu będzie automatycznie odzwierciedlona w systemie produkcyjnym.

Unikniesz tym samym sytuacji gdy np. Ty i Twój kierownik produkcji zmienicie nazwę produktu jednocześnie w dwóch systemach – która ma później obowiązywać ?

Najczęściej wybierane warianty są poniżej:

wymiana-danych-pomiędzy-systemamem-produkcyjnymi-i-magazynowymi

Przykładowa wymiana danych pomiędzy systemami

folder2. Dane podstawowe (np. Produkty, Kontrahenci)

Jak już mamy określone, który system będzie naszym systemem głównym to zacznijmy od wymiany danych podstawowych – takich jak Produkty czy Kontrahenci. Poniżej po kolei opiszemy na co warto zwrócić uwagę:

Firmy i Kontrahenci

Pomiędzy systemem produkcyjnym a np. Finansowo-Księgowym możemy chcieć wymieniać zarówno firmy będące naszymi klientami jak i dostawcami. Oczywiście nie wszystkie dane na temat danej firmy są konieczne dla systemu wspomagającego produkcję, ale już np. adres dostawy może być przydatny. Jednym z pomysłów na wybiórcze synchronizowanie firm, które mają trafić na produkcję, jest oznaczanie ich specjalną cechą w programie F-K (np. „Produkcja” = TAK).

Może to się odbywać w sposób w pełni automatyczny np. dla wszystkich nowych zamówień klientów które mają być wyprodukowane. W takim przypadku integracja systemów powinna automatycznie założyć nowego kontrahenta w systemie zarządzania produkcją jeżeli takowy w nim nie istnieje.

Produkty

To właściwie jedna z głównych rzeczy wymienianych pomiędzy systemami, szczególnie jeżeli system wspomagający produkcję ma też brać udział w gospodarce magazynowej. Musimy mieć wspólne indeksy, nazwy, dodatkowe kody jeżeli występują czy np. konwersje jednostek.

Nie do pomyślenia na dłuższą metę jest żebyśmy mieli różne kartoteki produktów w różnych systemach i uzupełniali je ręcznie. Najdalej po tygodniu produkt z kodem „09669” w drugim systemie będzie mieć kod „09696”.

W przypadku produktów mogą one być definiowane nie tylko w systemie księgowym czy magazynowym, ale również na produkcji. Może to mieć miejsce kiedy np. konstruktorzy tworzą technologię i nie mają wprowadzonych odpowiednich pozycji w głównej kartotece produktów. Nie będą przecież czekać aż Pani Krysia wprowadzi odpowiednie indeksy do systemu Finansowo-Księgowego.

Aby nie zaśmiecać głównej bazy produktowej takimi indeksami których konstruktorzy tworzą tylko na potrzeby prototypowania technologii (np. policzenia ich kosztu), dobrym pomysłem jest takie ustawienie synchronizacji aby np. produkty tylko z zaakceptowanych technologii trafiały do głównego systemu magazynowego czy F-K. Drugim podejściem jest synchronizowanie produktów z technologii które zostały użyte w zleceniu produkcyjnym. Oba podejścia są wspierane przez qcadoo MES.

Tutaj jeszcze może pojawić się sprawa wymiany nazw poszczególnych kategorii produktów, albo specjalnych cech, które powinny być dostępne również dla systemu zarządzania produkcją klasy MES.

Jednostki

Tak, tak – synchronizacja jednostek to rzecz, o której nie powinno się zapominać. Dlaczego? Ponieważ z naszego doświadczenia taka trywialna rzecz często powoduje problemy w najmniej oczekiwanych miejscach.

Najczęściej systemy Finansowo-Księgowe umożliwiają bezproblemowe dodawanie jednostek, co skutkuje częstym widokiem „szt” i „szt.”. Jaka jest różnica? Kropka na końcu drugiej jednostki powoduje często olbrzymie problemy przy wymianie dokumentów magazynowych i stanów.

synchronizacja-jednostek-w-systemach-produkcyjnych

Drobne różnice pomiędzy jednostkami są czasami kluczowe

Dla komputera „sztuka” z kropką i bez kropki to dwie kompletnie różne jednostki. Warto zatem pamiętać, aby najpierw ujednolicić wszystkie takie podwójne jednostki a później wprowadzić w całej firmie zasadę zakładania nowych jednostek – np. wszystkie bezwzględnie z kropką na końcu.

choice3. Zamówienia klientów

W podstawowym przypadku można uznać, że każde zamówienie klienta powinno być przenoszone na zlecenie produkcyjne – tak działają najprostsze systemy do zarządzania produkcją. Szybko okazuje się, że ma to swoje słabe strony, ponieważ niektóre pozycje na zamówieniu są towarami czysto handlowymi, albo mamy na stanie rzeczy, które zazwyczaj produkujemy.

Z tego powodu należy się umówić, że np. osoba która zarządza zamówieniami klienta sprawdza co wymaga produkcji i oznacza takie zamówienia odpowiednim atrybutem (np. „DO PRODUKCJI”=TAK).

Można również wszystkie zamówienia klientów na towary czysto produkcyjne wysyłać do systemu zarządzania produkcją i w tym systemie automatycznie sprawdzić co wymaga uruchomienia produkcji a co można sprzedać ze stanu magazynowego.

Przy integrowaniu systemów ważne jest aby handlowcy mieli bieżący podgląd na temat postępu realizacji danego zamówienia. Można udostępnić im taką informację w dwóch miejscach:

  • status na Zamówieniu klienta – widać czy zlecenie zostało rozpoczęte, czy jest zakończone
  • powiązane dokumenty PW – każda wyprodukowana partia będzie trafiać do magazynu wyrobów gotowych, więc z poziomu zamówienia można sprawdzić powiązane dokumenty PW które pokazują jak dużo produktów finalnych zostało wyprodukowanych

Wiele produktów na zamówieniu klienta

Kolejną rzeczą, z której należy sobie zdawać sprawę jest sytuacja gdy na zamówieniu klienta jest wiele produktów. Najczęściej zlecenie produkcyjne jest tylko na jeden produkt, więc konieczne będzie użycie dostępnej w systemie produkcyjnym funkcjonalności, która grupuje zlecenia produkcyjne.

W qcadoo MES to są przykładowo Zlecenia Nadrzędne, gdzie dla wszystkich pozycji z zamówienia klienta można uruchamiać niezależne zlecenia produkcyjne, nie tracąc przy tym jednego miejsca śledzenia postępów całego zamówienia klienta.

Zamówienia na duże partie towaru rozłożone w czasie

W przypadku gdy klient zamawia od razu jednym zamówieniem partie towaru na cały rok, trzeba pomyśleć w jaki sposób przenieść dane zamówienie do systemu produkcyjnego. Można użyć podobnego mechanizmu jak przy wielu produktach i na poszczególne partie produkcyjne zakładać osobne zlecenia produkcyjne.

Ważne jest aby nie tracić informacji na temat stopnia realizacji całego zamówienia i móc w prosty sposób sprawdzić ile pozostało jeszcze do wyprodukowania. Przy dobrze skonfigurowanej integracji możemy każdą partię mieć od razu widoczną na magazynie wyrobów gotowych i dostarczyć do klienta.

obliczanie kosztu - wybor norm4. Stany magazynowe

Kierownik na produkcji chciałby wiedzieć czy może uruchomić dane zlecenie produkcyjne – potrzebuje więc szybkiego sprawdzenia pokrycia zapotrzebowania danego zlecenia. Logistyk chce wiedzieć czy zlecenia produkcyjne zaplanowane na kolejny miesiąc mają wszystkie surowce na stanie.

To są przypadki kiedy system produkcyjny MES potrzebuje informacji o stanach magazynowych i powinien je mieć najlepiej w czasie rzeczywistym – na każde żądanie użytkownika.

Synchronizacja co jakiś czas nie jest dobrym pomysłem, bo może się zdarzyć że informacje których używa się do sprawdzenia możliwości realizacji danego zlecenia będą już nieaktualne. Dodatkowo nie wszystkie magazyny będą wykorzystywane w produkcji, bądź nie będą monitorowane podczas sprawdzania zapotrzebowania materiałowego. To są rzeczy, które należy ustalić przy wdrożeniu i odpowiednio skonfigurować integrację.

Stany minimalne również mogą być synchronizowane w niektórych systemach albo być definiowane tylko np. w systemie produkcyjnym. Wszystko zależy od tego kto odpowiada za to w Twojej firmie i z którego systemu ma korzystać. (W przypadku niektórych wdrożeń informacje o minimalnych poziomach poszczególnych surowców trzymamy tylko w qcadoo MES).

Jedna ważna rzecz którą warto wziąć pod uwagę występuje w przypadku kiedy organizacja w firmie pozwala lub wymusza posiadanie magazynów działowych. W niektórych przypadkach są one przetrzymywane tylko w systemie zarządzania produkcją i nie ma potrzeby ich synchronizacji. Znacznie ułatwia to rozliczenia pod kątem księgowym i pozwala na generowanie mniejszej ilości dokumentów. Nie pozwala jednak na automatyczne dekretowanie kosztów na kontach księgowych.

signing-the-contract5. Dokumenty magazynowe

To jest najważniejsza część całej integracji systemu magazynowego lub Finansowo-Księgowego wraz z systemem do zarządzania produkcją. Daje najwięcej korzyści i najbardziej ułatwia pracę ponieważ wszystkie ruchy magazynowe związane z prowadzoną produkcją mogą się odbywać w pełni automatycznie.

Decyzja o strukturze magazynów w oprogramowaniu

W naszej pracy najczęściej spotykamy się z kilkoma sposobami w jaki firmy mają skonfigurowane magazyny:

  • magazyn surowców i magazyn wyrobów gotowych
  • magazyn surowców, magazyn produkcyjnych i magazyn wyrobów gotowych
  • magazyn surowców, magazyny działowe, magazyn wyrobów gotowych
Konfiguracja-magazynów-w-systemie-produkcyjnym

Przykładowe konfiguracje magazynów

Moment rozchodowania surowców

Surowce pobierane do produkcji mogą być rozchodowane w dwojaki sposób:

  • od razu po wydaniu ich z magazynu surowców na produkcję – często spotykany wariant, mający jednak swoje wady. Przede wszystkim zakłada że zużycie będzie zgodne z założonymi normami, czyli wszelkie zwroty niewykorzystanych surowców wymagają korekt dokumentów magazynowych. Druga kwestia to brak informacji o tym gdzie aktualnie dane surowce się znajdują – po wydaniu ich z magazynu surowców praktycznie znikają w „czarnej dziurze” produkcji
  • po zarejestrowaniu postępu produkcji – rozchód następuje dopiero w momencie zarejestrowania produkcji przez pracowników. Może się to odbywać automatycznie na podstawie norm zużycia surowców albo poprzez dokładną rejestrację zużytych surowców przez poszczególnych pracowników. W tym wariancie mamy bardziej aktualny stan magazynowych naszych surowców i jesteśmy w stanie sprawdzić gdzie one się znajdują do momentu faktycznego ich zużycia

Status tworzonych dokumentów

Dokumenty automatycznie tworzone przez program produkcyjny mogą być w dwóch statusach:

  • niezaakceptowane – daje nam to możliwość ich weryfikacji i ewentualnych korekt przed wykonaniem faktycznych ruchów magazynowych. Wadą może być opóźnienie w czasie aktualizacji stanów magazynowych a tym samym niezbyt dokładne informacje. W przypadku gdy zdecydowaliśmy się na rejestrowanie półproduktów na magazynie, że kolejny proces nie może się rozpocząć ponieważ nie ma przyjętych na stan półproduktów z poprzedniego procesu.
  • zaakceptowane – każdy dokument wygenerowany przez system produkcyjny od razu powoduje skutki magazynowe. Daje nam to bardziej aktualny stan magazynu, jednak w przypadku pomyłek powoduje konieczność ręcznego tworzenia korekt dokumentów magazynowych.

Skonfigurowanie powiązanych magazynów w technologii

W przypadku posiadania magazynów działowych może się okazać że nie wszystkie surowce mają być pobierane z magazynu surowców. Część może być składowana i pobierana bezpośrednio z magazynów działowych, a część np. z magazynu opakowań (który może nie być tym samym co magazyn surowców).

Przykład? U jednego z naszych klientów żywica epoksydowa jest wydawana z magazynu surowców w całych beczkach na dany dział. Nie jest więc możliwe wydawanie jej za każdym razem z magazynu surowców na podstawie technologii na dane zlecenie – ponieważ jest to najczęściej ilość będąca ułamkiem całego opakowania.

Konfiguracja-magazynów-technologii

Definiowanie magazynów pobrania dla surowców w technologii

W tym przypadku żywica jest przesuwana wcześniej na magazyn działowy dokumentem MM. Odpowiednio zdefiniowana konfiguracja przepływów materiałowych w technologii pozwoli pobierać wyżej wspomnianą żywicę z magazynu działowego a resztę materiałów z głównego magazynu surowców.

Tym samym zawsze będziemy mieć aktualną informację o aktualnych stanach surowców na poszczególnych magazynach i nie będziemy np. całej beczki żywicy zdejmować od razu ze stanu przy pierwszym zleceniu który z niej korzysta.

abacus6. Dane dla Twojej księgowej

Dobrze przemyślana i skonfigurowana integracja spowoduje też ułatwienie życia Twojej księgowej (i Twój święty spokój ;)).

W szczególności dużym uproszczeniem będzie wyliczanie realnego Technicznego Kosztu Wytworzenia i wyliczanie Produkcji w Toku.

Techniczny Koszt Wytworzenia

Z uwagi na to że surowce niezbędne do wyprodukowania danego zlecenia produkcyjnego będą pobierane z magazynu według uzgodnionej strategii (np. FIFO) to zawsze będzie wiadomo jaki był ich konkretny koszt. Tym samym na bieżąco program produkcyjny będzie alokował te koszty do produktu gotowego na każdym etapie produkcji.

Można również wykorzystać uśrednione koszty pracy poszczególnych pracowników/stanowisk i na podstawie zarejestrowanego czasu operacji, doliczać je do kosztu wytworzenia danego wyrobu.

W niektórych firmach księgowość jest w stanie podać obowiązujące na dany miesiąc narzuty np. na koszty wydziałowe czy sprzedaży. Tym samy koszt produktów gotowych może być już w miarę dokładny.

Tutaj warto jeszcze pamiętać o przypadku gdy chcemy sprzedawać klientowi zamówione przez niego produkty, które nie stanowią jeszcze całego zrealizowanego zlecenia produkcyjnego. Może się okazać że pierwsze 10 z zamówionych 100 sztuk danego towaru zostanie wyprodukowanych bezproblemowo, a przy reszcie pojawi się problem i czas poświęcony na produkcję będzie większy lub zużyjemy więcej surowców.

Tym samym koszt wytworzenia poszczególnych produktów będzie różny w ramach danego zlecenia produkcyjnego. Można przyjąć takie podejście lub zdecydować się na rozwiązanie wyliczania faktycznego kosztu wytworzenia dopiero w momencie zamknięcia całego zlecenia produkcyjnego. Wtedy nie będzie można sprzedawać produktów wcześniej, lub przyjmować produkty na magazyn w ustalonych cenach nominalnych.

Wartość produkcji w toku

Produkcja w toku może być w dowolnym momencie łatwo ustalona, ponieważ każda operacja pobiera surowce w cenach na podstawie ich faktycznego kosztu nabycia lub wytworzenia (dla półproduktów). Tym samym po wykonaniu każdej operacji dany produkt zwiększa swoją wartość i daje odpowiedź na informację o wartości produkcji w toku.

W przypadku półproduktów które są przyjmowane na magazyn, ich wartość będzie znana na podstawie ich kosztu wytworzenia – podobnie jak dla finalnych produktów.

Podsumowanie integracji 7. Dobrnęliśmy do końca

Integracja Twoich obecnych aplikacji z systemem do zarządzania produkcją jak widzisz może być bardzo rozbudowana i przyprawić Cię momentami o ból głowy. Mam nadzieję że w tym artykule pokazaliśmy Ci większość kwestii na które musisz zwrócić uwagę przy integrowaniu swoich systemów.

A Wy jakie macie doświadczenia podczas integracji oprogramowania do zarządzania produkcją? Podzielcie się z nami swoimi uwagami w komentarzach.

Marcin Perłak

Prezes Qcadoo Limited. Przyjmuje różne role w Qcadoo (poza byciem programistą). Lubi proste formy, jasne zasady. Fanatyk idealnej obsługi klienta. Po pracy zaraża swoje córki nowymi technologiami i jeździ na rowerze po małopolskich wsiach.

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked