Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania produkcją – 9 punktów na które warto zwrócić uwagę

jak wybrać oprogramowanie do zarządzania produkcjąPostanowiłeś w końcu wdrożyć oprogramowanie które ogarnie Twoją produkcję. Masz już dość plików Excel w których zarządzasz produkcją, kartek papieru, które tylko przekładasz pomiędzy segregatorami i co najważniejsze – ciągłego gaszenia pożarów na produkcji.

Otwierasz przeglądarkę internetową, wpisujesz nieśmiertelne hasło „program do produkcji” i… zostajesz zalany reklamami, stronami o najbardziej innowacyjnych programach dla firm produkcyjnych, które rozwiążą każdą Twoją potrzebę. Zapewnią Ci życie w dobrobycie i wakacje w Madrycie 😉

Wchodzisz na pierwszą stronę, drugą i kolejną. Czytasz opisy wspaniałych funkcjonalności oprogramowania, przeglądasz skany oficjalnie napisanych referencji (obowiązkowo z pieczątkami), czasami trafisz na przykładowe ekrany. Dzwonisz do kilku firm, zapraszasz je na prezentacje, dostajesz od nich oferty.

Na końcu czujesz się jednak przytłoczony – nie wiesz jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla produkcji, bo w sumie któremu sprzedawcy wierzyć? Mówisz w końcu – „A może skoro radzimy sobie z tym Excelem, to przebolejemy jeszcze rok. Może wtedy pojawi się jakiś lepszy program na rynku”.

W pełni rozumiemy to podejście – kupno czegoś nieznanego zawsze rodzi tysiące pytań i wątpliwości. Jak wybrać to co będzie najlepsze i na czym się nie przejadę. Tym bardziej jeżeli z tego będą korzystać inni.

To jest tak jak z zakupem samochodu. Jeżeli kupowalibyśmy go dla siebie to byłby szybki, sportowy i w razie niepowodzenia nikt by nam nie mówił że popełniliśmy błąd. Jednak sprawa się komplikuje w przypadku samochodu rodzinnego. Musimy wziąć pod uwagę potrzeby żony, miejsce na foteliki dla dzieci, bezpieczeństwo czy chociażby czujniki parkowania, jak będzie nim jeździć mniej uważna część rodziny ;). No i w końcu najważniejsze – jak zrobić żeby nikt nie narzekał i nie suszył nam głowy jak coś będzie nie tak.

W tym artykule przedstawimy Ci kilka rzeczy które powinieneś wziąć pod uwagę wybierając program do obsługi produkcji w Twojej firmie. Dostaniesz do ręki mapę, z którą możesz dokonać bezpiecznego wyboru i zminimalizujesz ryzyko niepowodzenia.

wybór programu dla firmy produkcyjnej - zdefiniuj problem1. Jaki problem chcesz rozwiązać?

Absolutnie najważniejsze jest abyś zastanowił się i wypisał co chcesz osiągnąć. Czy jest to panowanie nad kosztami produkcji? Lepsze planowanie zleceń? Posiadanie informacji o etapie realizacji?

Usiądź w spokoju i wypisz na kartce papieru co Ci najbardziej przeszkadza w zarządzaniu Twoją produkcją. Następnie porozmawiaj z Twoimi pracownikami z produkcji – kierownikami, brygadzistami, kontrolą jakości, magazynierami. Dowiedz się od nich, jakich informacji potrzebują aby usprawnić swoją codzienną pracę.

Następnie uzgodnij z księgowością czy ma jakieś wymagania odnośnie informacji z produkcji. Uważaj tylko żeby nie zacząć budować systemu produkcyjnego pod dyktando księgowej – co się czasami zdarza.

Porozmawiaj z Twoimi handlowcami i klientami. Czy jest coś co im obecnie przeszkadza w kontekście produkcji? Czy nie jest to na przykład problem z uzyskaniem informacji, na kiedy będzie dane zamówienie gotowe? A może problemem jest częste niedotrzymywanie umówionych terminów?

Zbierz wymagania od jak największej liczby osób które będą miały styczność z oprogramowaniem dla produkcji
Zbierz wymagania od jak największej liczby osób które będą miały styczność z oprogramowaniem

Jeżeli do tej pory kierowałeś firmą głównie Ty – powyższy sposób może Ci się wydawać trochę dziwny i czasochłonny. Po co pytać się o zdanie tych wszystkich osób? Ponieważ jest to darmowa wiedza która pozwoli Ci po pierwsze lepiej poznać często ukryte problemy w Twojej firmie. Po drugie pozwoli lepiej dopasować oprogramowanie dla produkcji do ich oczekiwań. Po trzecie – zaangażuje wszystkich w potencjalne wdrożenie.

wybór oprogramowania dla produkcji - określ budżet2. Ile możesz wydać na oprogramowanie do zarządzania produkcją?

Powinieneś określić jaki jest Twój maksymalny budżet na takie oprogramowanie. Nie musi to być dokładna kwota ale przynajmniej rząd wielkości. Pozwoli Ci to zaoszczędzić dużo czasu na spotkania z firmami które oferują oprogramowanie znacznie przekraczające Twój założony poziom.

W Polsce nadal przeważająca ilość oprogramowania dla firm produkcyjnych sprzedawana jest w formie licencji, które rzekomo kupuje się dożywotnio. Myślisz – zapłacę raz a dobrze i będę mieć spokój. Ale o czym przekonasz się poniżej, najczęściej tak nie jest.

Kolejna część firm sprzedaje oprogramowanie w formie rozłożenia płatności na raty (np. leasing). Jest też kilka które oferują dostęp do usługi w formie abonamentu miesięcznego (np. nasz qcadoo MES).

Musisz zatem zdecydować czy najważniejsze dla Ciebie jest posiadanie aplikacji czy też po prostu korzystanie z zawsze najnowszej wersji i święty spokój.

O wielu z poniższych składników kosztów dowiesz się dopiero po spotkaniach z daną firmą i otrzymaniu wycen. Bardzo mało firm publikuje na swoich stronach cenniki a nawet jeżeli to robią to ciężko dowiedzieć się co zawiera się w danej cenie.

Oprogramowanie sprzedawane z licencjami

W przypadku oprogramowania dla produkcji sprzedawanego w formie licencji, ich cena to nie wszystko. Poniżej znajdują się rzeczy które musisz wziąć pod uwagę:

  • koszty wdrożenia – często największy koszt jednostkowy
  • koszty upgrade’ów – czyli dostępu do nowej wersji. Najczęściej przez pierwsze 12 miesięcy są w cenie licencji, później będziesz musiał się liczyć z dodatkowym kosztem
  • koszty szkolenia
  • koszty wsparcia i opieki serwisowej – podobnie jak w przypadku upgrade’ów cena jest wliczona w licencję przez pierwsze 12 miesięcy. Później jest to dodatkowy koszt
  • koszty dodatkowych zmian – jeżeli będziesz mieć zapotrzebowanie na dedykowane dla Ciebie funkcjonalności, dowiedz się jak takie prace będą rozliczane i jaki będzie koszt roboczogodziny pracy programistycznej.
  • koszt serwera – jaki serwer jest wymagany do instalacji oprogramowania do zarządzania produkcją, jeżeli musisz kupić nowy, to jaki będzie koszt zarówno samej maszyny jak i systemu operacyjnego wraz z bazą danych
  • koszt kopii bezpieczeństwa – nie wystarczy samo robienie kopii bezpieczeństwa na drugim dysku trzymanym w serwerze, dowiedz się jaki będzie koszt np. zdalnej kopii w jakimś centrum danych.

Oprogramowanie sprzedawane jako usługa (SaaS)

W przypadku oprogramowania dla firm produkcyjnych sprzedawanego w formie usługi SaaS najczęściej koszt miesięcznej opłaty zawiera:

  • licencja
  • upgrade’y – czyli dostęp do najnowszej wersji
  • wsparcie techniczne
  • utrzymanie aplikacji na serwerach firmy
  • zapewnienie bezpieczeństwa działania – łącznie z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa

To co będzie Twoim dodatkowym kosztem to na pewno:

  • wdrożenie
  • szkolenie
  • dodatkowe zmiany w oprogramowaniu

wybór programu do firmy produkcyjnej - sprawdź obsługę3. Sprawdź jak wygląda obsługa klienta

Kupując oprogramowanie do zarządzania produkcją wiążesz się z daną firmą często na długie lata. Z pewnością chciałbyś, aby ta współpraca układała się dobrze. Ważne aby na samym początku zwrócić uwagę na kilka rzeczy. Podejście na zasadzie „Płacę to wymagam” jest szczerze mówiąc trochę przestarzałe. Najlepiej współpracuje się na zasadach partnerskich, nawet jeżeli to Ty jesteś klientem i płacisz danej firmie. Do tego potrzebujesz jednak profesjonalnej firmy po drugiej stronie.

Oprogramowanie do zarządzania produkcją - Jak chciałbyś być obsługiwany?
Jak chciałbyś być obsługiwany?

Sposób obsługi i kontaktu

Czy jak zadzwonisz do danej firmy to ktoś Cię miło obsłuży? Czy otrzymujesz informacje na czas i to co chciałeś? Czy w korespondencji jest zarówno przyjazny ton i profesjonalna forma?

Spotkanie

Jak wyglądało spotkanie z daną firmą? Czy dyskusja była merytoryczna i czy w ogóle była dyskusja czy tylko demonstracja? Czy demonstracja oprogramowania była bardzo ogólna czy bazująca na Twoich potrzebach i przykładach? Czy firma spóźniła się na spotkanie nie uprzedzając o tym? A może w ogóle nie przyjechała?

Oferta

Jak wygląda oferta którą otrzymałeś? Czy to jest wielostronicowy dokument w większości zawierający powielane te same informacje dla każdego klienta? Czy w łatwy sposób możesz zobaczyć całościowe koszty? W jakim formacie ją otrzymujesz, czy wymaga to od Ciebie instalacji dodatkowego oprogramowania?

wybór oprogramowania dla firm produkcyjnych - sprawdź integracje4. Czy będzie kompatybilne z Twoimi obecnymi systemami

Niektóre programy dla firm produkcyjnych dostępne na rynku próbują być wszystkim dla wszystkich. Pomyśl o dowolnej funkcjonalności w którejkolwiek części Twojej firmy i one to prawdopodobnie mają. Podobnie jak tysiące innych, nie przydatnych Ci modułów, za które będziesz musiał zapłacić i wdrożyć.

Tylko że Ci tytani rynku często to kompletne systemy ERP które wymagają rewolucji w Twojej firmie. Jeżeli jesteś zadowolony np. ze swojego systemu Finansowo-Księgowego to nie ma potrzeby robienia wymiany go na nowy system ERP. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce w przypadku tych ostatnich. Możesz korzystać z modułu produkcyjnego pod warunkiem że wdrożysz całość systemu ERP.

Czy na prawdę potrzebny Ci kompletny system ERP aby dobrze zarządzać produkcją?
Czy na prawdę potrzebny Ci kompletny system ERP aby dobrze zarządzać produkcją?

Decydując się na dedykowane oprogramowanie do zarządzania produkcją, sprawdź czy firma która oferuje oprogramowanie jest w stanie zapewnić wymianę danych pomiędzy tymi systemami które posiadasz.

Dowiedz się czy i w jaki sposób będą wymieniane następujące dane:

  • produkty – zarówno surowce, półprodukty jak i produkty gotowe
  • firmy – czyli klienci dla których produkujesz ale też dostawcy aby móc np. złożyć zamówienia na surowce
  • stany magazynowe – potrzebne np. przy określaniu czy masz niezbędne surowce aby rozpocząć dane zlecenie produkcyjne
  • dokumenty magazynowe – czyli dokumenty rozchodujące zużyte surowce i przyjmujące na stan to co wyprodukowałeś
  • pracownicy

Sprawdź jak oprogramowanie produkcyjne integruje się z innymi systemami. Możliwości tutaj jest kilka:

  • wymiana danych online – wybrane dane pomiędzy systemami są przesyłane w sposób automatyczny, bez potrzeby Twojej ingerencji. Przykładem jest np. qcadoo MES.
  • wymiana danych poprzez pliki tekstowe – jeden z gorszych sposobów na wymianę danych, polega najczęściej na ręcznym eksporcie danych z jednego systemu i zaczytywaniu ich do drugiego.
  • moduł produkcyjny będący dodatkiem do ERP – wymiana danych odbywa się w ramach całego systemu ERP, pracuje praktycznie w czasie rzeczywistym. Występuje tylko wtedy jeżeli mamy wdrożony cały system ERP, bądź korzystamy z „nakładek” dedykowanych tylko jednemu systemowi, np. do systemu Comarch Optima czy Subiekt GT.

wybór oprogramowania do zarządzania produkcją - czy łatwe w obsłudze5. Czy oprogramowanie jest łatwe w obsłudze

To jak dany system wygląda i jak się go obsługuje ma niebagatelne znaczenie dla powodzenia wdrożenia. Trudne oprogramowanie do zarządzania produkcją nie będzie zachęcało użytkowników do korzystania z niego. Stwierdzenie niektórych firm, że to jest system do obsługi produkcji więc nie ważne jak wygląda ważne co potrafi – nie jest już prawdziwe.

Mniejszy stopień skomplikowania danej aplikacji oznacza mniej czasu spędzonego na szkoleniu Twoich ludzi. Twoi ludzie mogą szybciej wrócić do swojej normalnej pracy i szybciej zacząć używać nowego program.

Wygląd interfejsu

Zwróć uwagę jak wygląda aplikacja – mówiąc potocznie zobacz czy Ci się podoba. Czy jest to aplikacja nowoczesna czy może przypomina raczej tą z lat 80-tych? Czy kolory pełnią funkcję ozdobną czy też mają za zadanie zwrócić uwagę na ważne rzeczy?

Czytelność aplikacji

Sprawdź czy łatwo się poruszasz po aplikacji i czy zawsze wiesz w którym jesteś miejscu. Popatrz czy okna mają swoje tytuły, czy pola na ekranach są opisane językiem który jest zrozumiały. Czy jest dostępna pomoc z każdego miejsca aplikacji? Czy ikonki wskazują jasno na funkcje do których kierują?

Czy na prawdę wszystko Ci jedno jak wygląda oprogramowanie które masz codziennie używać?
Czy naprawdę wszystko Ci jedno jak wygląda aplikacja której masz codziennie używać?

wybór programu dla firmy produkcyjnej - czy wymaga skomplikowanej instalacji6. Czy wymaga skomplikowanej instalacji

Duża część systemów dostępnych na rynku nadal wymaga instalacji oprogramowania aby móc z niego korzystać. Dotyczy to zarówno instalacji części centralnej na Twoim serwerze jak i na każdym komputerze z którego będziesz pracował.

Niewielka część systemów jest dostępna przez przeglądarkę internetową. Oznacza to że do korzystania na swoim komputerze nie potrzebujesz niczego instalować, wystarczy tylko przeglądarka internetowa. Dodatkowo część systemów może pracować w ten sposób na tablecie czy telefonie. Tutaj jeszcze można rozróżnić systemy typu SaaS – zainstalowane w chmurze i systemy gdzie część serwerowa jest zainstalowana na Twoim serwerze.

Każda z opcji ma swojej wady i zalety.

Oprogramowanie instalowane lokalnie

W przypadku instalacji lokalnej do największej wady można zaliczyć konieczność utrzymywania całego oprogramowania do zarządzania produkcją we własnym zakresie. Przez własny rozumiemy tutaj również własnego informatyka lub wynajętą firmę. Aktualizacja oprogramowania, systemu operacyjnego, bazy danych. Konieczność dbania o zabezpieczenia serwera przed hakerami, kopie bezpieczeństwa – to tylko niewielki wycinek tego o czym trzeba pomyśleć. To są również realne koszty, które trzeba wziąć pod uwagę.

Jedną z zalet jest poczucie bezpieczeństwa posiadania danych i kontroli dostępu do nich. Może to być jednak wrażenie pozorne, jeżeli nie ma np. wdrożonych kopii bezpieczeństwa wraz z cyklicznym wynoszeniem ich na zewnątrz. Co Ci pozostanie po kopii bezpieczeństwa na zewnętrznym dysku podłączonym do komputera, w przypadku włamania czy pożaru?

oprogramowanie dla produkcji - kopia bezpieczeństwa
Częsty obrazek w mniejszych firmach – kopia bezpieczeństwa obok komputera. Nie wynoszona cyklicznie na zewnątrz

Oprogramowanie świadczone w formie SaaS (chmura)

W tym przypadku możesz mieć wrażenie że Twoje dane gdzieś krążą na jakiś dziwnych serwerach i że ktoś może zobaczyć poufne informacje z Twojej firmy.

Przykładowe centrum danych skąd świadczone są usługi SaaS
Przykładowe centrum danych skąd świadczone są usługi SaaS

To wrażenie może być mylne, ponieważ najczęściej takie aplikacje udostępniane przez przeglądarkę są utrzymywane w profesjonalnych centrach danych. W takich budynkach jest pełna ochrona dostępu, zabezpieczenia antypożarowe, zdublowane linie zasilające czy też łącza internetowe. To powoduje że bezpieczeństwo Twoich danych i samego systemu do zarządzania produkcją jest wielokrotnie wyższe niż w przypadku serwera utrzymywanego w Twojej firmie.

Niewątpliwą zaletą jest brak konieczności zajmowania się utrzymaniem tego oprogramowania przez Ciebie i Twoich ludzi. Potrzebujesz tylko przeglądarki internetowej aby móc pracować z dowolnego miejsca. Najczęściej dostawca oprogramowania zajmuje się jego serwisowaniem, dbaniem o bezpieczeństwo czy wgrywanie najnowszej wersji.

wybór programu dla firm produkcyjnych - jak wygląda wsparcie7. Jak wygląda wsparcie podczas wdrożenia i codziennej pracy

Udane wdrożenie programu do firmy produkcyjnej wymaga ciągłej wymiany informacji miedzy Twoją firmą a dostawcą oprogramowania. Podczas takiej komunikacji nietrudno sobie wyobrazić przekłamania czy niedomowienia. Z tego powodu tak ważne jest dobre zarządzanie przepływem informacji.

Dokumentacja do analizy

Podczas procesu analizy wstępnej najczęściej powstaje dokument zawierający opis stanu obecnego i projektowane rozwiązanie. Podczas jej trwania będziesz wiele razy zgłaszać uwagi do tego dokumentu, dlatego dowiedz się, w jaki sposób będzie wyglądała praca nad tym dokumentem.

Najczęściej firmy wykorzystują do tego dokumenty Microsoft Word, ale wiąże się z tym kilka problemów. Po pierwsze śledzenie zmian – w piętnastej z kolei wersji dokumentu może być trudne. Szczególnie gdy nad dokumentem pracuje wiele osób i nadpisują sobie zmiany poprzedników.

Po drugie takie dokumenty najczęściej wysyłane są mailem. Odnalezienie ostatniej obwiązującej wersji kiedy jest taka potrzeba – najczęściej jest niemożliwe.

Dużo lepszym sposobem jest wykorzystanie do takiej dokumentacji specjalnego oprogramowania gdzie dokument jest tworzony online w formie dedykowanych stron internetowych. Może to być zarówno np. pakiet typu Google Docs jak i oprogramowanie w stylu Wiki (podobne do Wikipedii). W takim przypadku zawsze widzimy, kto i co zmienił. Mamy tez dostęp do ostatniej wersji dokumentu.

Śledzenie pracy nad zadaniami i zgłoszonych błędów

Przy podpisywaniu umowy jednym z elementów będzie uzgodniony z Tobą harmonogram. Sprawdź w jaki sposób będziesz mógł śledzić postęp prac – czy w każdym momencie będziesz wiedział w którym miejscu jest wdrożenie.

W jaki sposób będziesz mógł zgłaszać swoje uwagi do oprogramowania – zarówno błędy jak i sugestie? Czy będzie to polegać na wysłaniu maila czy wykonaniu telefonu? Jeżeli tak – w jaki sposób będziesz informowany o rozwiązaniu problemu?

Dobrą praktykach w firmach z profesjonalnym podejściem do klienta jest dostęp do systemu zgłaszania błędów i uwag. Można to porównać do systemów które wykorzystują banki czy ubezpieczalnie gdy składamy np. reklamację. Wtedy jest nam nadawany numer i na bieżąco dostajemy informację SMS o postępie naszej sprawy.

W przypadku firmy oferującej systemy informatyczne sprawa wygląda bardzo podobnie. Możesz dostać dostęp do specjalnego portalu gdzie będziesz zgłaszał swoje uwagi. Będziesz widział historię całej korespondencji, status sprawy a także kto się nią właśnie zajmuje. Masz wtedy pełną przejrzystość i jasność sytuacji.

wybór programu dla firmy produkcyjnej - czy możesz przetestować oprogramowanie8. Czy możesz łatwo przetestować oprogramowanie

W większości z danym oprogramowaniem dla produkcji będziesz miał styczność na prezentacji u siebie w firmie. Tak jak pisaliśmy powyżej – zwróć uwagę na to, jak prezentacja jest przeprowadzana. Czy masz wrażenie że są prezentowane wszystkie funkcjonalności oprogramowania, nawet te których nie potrzebujesz? Czy może prezentacja pokazuje jak rozwiązać problemy, które zakomunikowałeś podczas pierwszych rozmów?

Sama prezentacja to nie wszystko. Dobrze jeżeli możesz sam się trochę pobawić oprogramowaniem. Zobaczyć jak się go używa, czy rzeczywiście jest takie proste jak jest reklamowane, czy nie ma ciągle wyskakujących błędów.

Sprawdź szybkość i stabilność działania. Wprowadź trochę swoich danych. Przy okazji znalezienia błędów – sprawdź jak reaguje na to dostawca oprogramowania. Możesz bardzo szybko przekonać się o jakości obsługi klienta.

wybór oprogramowania do zarządzania produkcją - zapytaj o referencje9. Zapytaj o referencje

Nie ma niestety jednego miejsca gdzie można by przeczytać wiarygodne opinie na temat oprogramowania do zarządzania produkcją.

Nie jest to oprogramowanie które przyciąga tłumy użytkowników, na dodatek chcących się dzielić swoimi opiniami w internecie.

Można więc poszukać referencji danej firmy, rozpoczynając sprawdzenie od strony internetowej. Czy firma chwali się swoimi klientami? Czy są to listy referencyjne w postaci skanów, zawierające bardzo formalne i sztuczne teksty?

Poproś producenta oprogramowania o dane kontaktowe do osób które używają jego oprogramowania. Zadzwoń do nich, wypytaj o współpracę z producentem oprogramowania. Jeżeli Twoje wdrożenie jest większe – możesz zastanowić się nad odbyciem wizyty referencyjnej. Będziesz wtedy mieć możliwość porozmawiania z firmą która używa danego oprogramowania i zobaczenia go na żywo w realnej pracy.

Meta - prosty program do zarządzania produkcjąNa koniec

To co napisaliśmy powyżej to nie jest żadna cudowna recepta na wybranie idealnego i jedynie słusznego programu dla firmy produkcyjnej. Często firmy kierują się tylko ceną czy funkcjonalnością. Tak – te dwie rzeczy są ważne, ale chcieliśmy Wam pokazać że jest wiele innych czynników które są równie istotne. Jeżeli przynajmniej o nich pomyślicie przy wyborze systemu to już zrobiliście krok w dobrym kierunku 😉

A Wy jakie mieliście doświadczenia z wyborem oprogramowania do zarządzania produkcją?