Praca zdalna – 5 zasad które sprawdziły się w Qcadoo

Biurko w pracy zdalnejW naszym środowisku firm IT, praca zdalna nie jest już nowością. Dużo freelancerów pracuje zdalnie, na świecie są przykłady tak znakomitych firm jak Automattic, Nozbe czy Basecamp  które w pełni pracują zdalnie. W Polsce wiele młodych firm rownież nie widzi problemu w tym że pracownicy nie przychodzą codziennie do biura, nie są na widoku szefa i nie czekają z utęsknieniem aż wybije 16:00.

Nadal jednak wiele dużych firm IT i korporacji nie wyobraża sobie przejścia na pracę zdalną w pełnym wymiarze. Często argumentują to brakiem należytej komunikacji w przypadku gdy zespół nie siedzi w jednym miejscu oraz brakiem wystarczającego nadzoru nad pracownikami. Niektóre wspominają nawet o tak dziwnych rzeczach jak bezpieczeństwo dostępu do informacji czy narzędzi. To że pracownik siedzi w firmie przed komputerem i szef go ma na oku nie oznacza wcale że pracuje a już na pewno nie oznacza że pracuje efektywnie. Szum rozmów, ciągle przeszkadzający koledzy czy niekończące się spotkania nie ułatwiają skupienia się na tym co najważniejsze – czyli na pracy. Przecież wielu programistów i tak pracuje w słuchawkach i cały czas są wpatrzeni w swój ekran. Jaki więc sens pracy w biurze a nie tam gdzie komuś jest wygodnie?

Dzisiejszy rozwój narzędzi i doświadczeń z pracą zdalną nie powinien pozostawiać złudzeń – dla firm korzystających w pracy głównie z pracy umysłowej, praca zdalna jest przyszłością. Dlaczego?:
– pomaga zachować balans pomiędzy pracą a życiem prywatnym
– oszczędza olbrzymią ilość czasu marnowanego na dojazdy do biura
– pozwala każdemu pracować tam gdzie chce i tam gdzie jest najbardziej efektywny (dom, kawiarnia, domek w górach)
– pozwala zatrudniać ludzi mieszkających w dowolnym miejscu (nie tylko naszego kraju)
– zwiększa koncentrację na pracy

Nasza decyzja o przejściu na pracę zdalna nie była do końca spontaniczna i nieprzemyślana. Fakt że wprowadzaliśmy to etapowo pozwoliło nam na bieżąco korygować rożne sytuacje które pojawiały się na przestrzeni ostatnich kilku lat. Pozwoliło nam też zdefiniować listę zasad i narzędzi które są niezbędne żeby taka praca była możliwa i jak najbardziej efektywna.
Dzisiaj trochę o zasadach, które w naszym pojęciu są ważne przy pracy zdalnej.

  • Zaufanie

    To jest podstawa pracy, a w szczególności zdalnej. Fakt że nie przebywamy wszyscy w jednym pomieszczeniu powoduje że traci się (iluzoryczną wszak) możliwość kontrolowania tego co kto robi. Przyjmując ludzi do zespołu musimy mieć pewność że mamy do siebie obopólne zaufanie – nowy pracownik do całego zespołu i odwrotnie. Ufamy że ktoś robi dobrą robotę, ufamy że potrafi się zmotywować, że potrafi się dobrze komunikować. Z tego powodu bardzo długo prowadzimy etap rektutacji bo chcemy mieć pewność że możemy sobie zaufać.

  • Jasne zasady komunikacji

    W przypadku gdy wszyscy siedzimy często setki kilometrów od siebie ważne jest abyśmy potrafili sprawnie się komunikować przy pomocy różnych narzędzi. Przy pracy zdalnej nie ma możliwości podejścia do kogoś do biurka aby pogadać o problemie, nie ma też codziennych pogaduszek przy kawie w kuchni. To pierwsze ma znaczenie w codziennej pracy nad zadaniami, to drugie pozwala na zwykłe kontakty międzyludzkie.
    W pracy zdalnej trzeba umieć zastąpić te dwie rzeczy innymi sposobami. Nie chodzi tylko o narzędzia bo tych jest obecnie mnóstwo na rynku. Chodzi o stworzenie takiej kultury aby każdy jasno i otwarcie komunikował się z innymi – zarówno w kwestii projektów, problemów ale też ciekawego kawałka który właśnie leci na Spotify czy śmiesznego mema którego znalazł na Facebook.
    Wszelkie materiały dotyczące projektów, uzgodnienia, komunikacja z klientem czy chociażby dane dotyczące dostępu do różnych serwisów – muszą mieć jasno zdefiniowane swoje miejsca. Przy pracy zdalnej trzeba wziąć pod uwagę asynchroniczność komunikowania się – pomimo iż część dnia wszyscy mogą pracować wspólnie, to niektórzy lubią pracować bardzo wcześnie rano albo w nocy. Fakt braku dostępu do wszystkich potrzebnych informacji nie powinien blokować wykonania danego zadania.

  • Zatrudnianie odpowiednich ludzi

    Nie każdy najlepszy pracownik będzie najlepszym pracownikiem pracującym zdalnie i zanim zaczniemy myśleć o telepracy trzeba zdać sobie z tego sprawę.
    Z naszego doświadczenia ważne jest:
    — umiejętność układania sobie priorytetów (w przeciwnym wypadku wygodna kanapa z TV wygra zawsze ponad konieczność dokończenia zadania ;))
    — komunikacja tekstowa rozwinięta na najwyższym poziomie – większość rozmów odbywa się jednak przy pomocy słowa pisanego – czy to będzie wiki, Slack czy zadania w JIRA. Z tego powodu konieczna jest umiejętność komunikacji głównie za pomocą tekstu. Tak, tak – szybkie pisanie na klawiaturze się bardzo przydaje (wyobraź sobie kłótnię na Slack gdy nie potrafisz szybko pisać ;))
    — przedkładanie działania ponad mówienie o działaniu – tzw. Get shit done 😉
    — samodzielność – nie wszystko będzie podane na tacy, wiele rzeczy trzeba sobie samemu znaleźć w dostępnych źródłach i narzędziach. W pracy zdalnej nie ma czasu i możliwości na posiadanie dedykowanego mentora przez pierwsze 3 miesiące pracy
    — doświadczenie – nie udało nam się do tej pory z ludźmi którzy nie mają żadnego doświadczenia w pracy. Zatrudniamy ludzi którzy mogą się pochwalić pracą – czy to przy projektach komercyjnych czy w projektach Open Source.

  • Jasno ustalone procesy

    W zasadzie dotyczy to każdej firmy i rodzaju pracy, ale w przypadku pracy zdalnej ma to szczególne znaczenie, ponieważ chaos połączony z rozproszeniem potęguje się do kwadratu. Z tego powodu metodyka pracy, terminy spotkań, czy nawet tak prozaiczne rzeczy jak zgłaszania urlopów i nieobecności powinny być jasno opisane i znane dla wszystkich.

  • Spotkania na żywo

    Pomimo ciągłych rozmów każdego dnia – czy to przy pomocy Slack czy Zoom/Skype/Hangout konieczne jest raz na jakiś czas zebranie wszystkich w jednym miejscu. Z jednej strony fajnie poznać w końcu osobę z którą się pracuje od pół roku, a do tej pory nie mieliśmy okazji jej spotkać. Z drugiej strony jest to czas wspólnego spędzania czasu – zabawy, pracy, odpoczynku, przemyśleń. Na naszym ostatnim wspólnym spotkaniu zrobiliśmy mini hackaton. Najpierw wybraliśmy wspólnie mini projekty które chcemy zrobić, później przez 2 dni w dwuosobowych zespołach pracowaliśmy nad nimi. Efektem jest np. nasze nowe menu, nowa strona www czy prototyp aplikacji do rejestracji produkcji obsługiwany przez WWW.

Więcej informacji można znaleźć na stronach i blogach wielu firm pracujących zdalnie które dzielą się swoim doświadczeniem. Jest też kilka książek na ten temat opisujących telepracę od strony praktycznej, np. Remote :Office Not Required z doświadczeń twórców Basecamp czy The Year Without Pants opisujący zasady panujące w Automattic.

Najważniejsze to żeby zacząć i zrobić pierwszy krok. Później można to doskonalić 😉

Marcin Perłak

Prezes Qcadoo Limited. Przyjmuje różne role w Qcadoo (poza byciem programistą). Lubi proste formy, jasne zasady. Fanatyk idealnej obsługi klienta. Po pracy zaraża swoje córki nowymi technologiami i jeździ na rowerze po małopolskich wsiach.

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked