Produkcja w Subiekt GT – jak zarządzać z qcadoo MES

subiekt-gt-dla-produkcji

Subiekt GT należy chyba do najbardziej popularnych systemów zarządzania firmą w Polsce. Insert sprzedał do tej pory ponad 600 tys. licencji na swoje systemy.

Prosty w obsłudze, sprawdzony przez wiele firm, od lat na rynku z dużą ilością firm partnerskich które go wdrażają.

Jest jednak coś czego w Subiekcie brakuje – obsługi firm produkcyjnych.

Jest oczywiście prosta kompletacja ale najczęściej to nie wystarcza do pełnego zarządzania firmą produkcyjną.

Z tego powodu bardzo często spotykamy się z firmami które całe swoje zarządzania produkcja opierają na plikach Excel. Prowadzą w nich zlecenia produkcyjne, rejestrują postęp produkcji, monitorują wydajność swoich ludzi.

Często jest to jeden plik, ale niektórzy z naszych obecnych klientów posiadali kilkanaście powiązanych ze sobą arkuszy.

Excel jest lubiany ponieważ można w nim zrobić wszystko – ogranicza nas tylko wyobraźnia.

Ale to ma również swoje złe strony. Jakie? Coś o czym nam klienci często mówią to na przykład:

– „Jak ja wpisuje coś do pliku to inne osoby nie mogą wtedy nic zmodyfikować”

– „Pani Magda nadpisała moje zmiany”

– „Nie widać co i kto dopisał”

– „Dane z Subiekta musimy przepisywać ręcznie – w drugą stronę również”

– „Excel dalej powoduje że co miesiąc musimy robić inwentaryzację bo nie wiemy jak wygląda aktualny stan magazynu. Po prostu nie mamy na bieżąco jak ściągać rzeczywistego zużycia surowców”

Łącząc Subiekt GT z qcadoo MES dostajesz do ręki potężne ale i łatwe narzędzie które pomoże Ci rozwiązać powyższe problemy. Z jednej strony pomaga im porzucić zarządzanie produkcją poprzez pliki Excel, z drugiej strony daje pełny i natychmiastowy wgląd w to co się dzieje na produkcji. Możesz łatwo obliczyć faktyczne koszty wytworzenia danego zlecenia czy zarejestrować produkcję na hali poprzez terminale produkcyjne.

Poniżej pokazujemy w jaki sposób najlepiej wykorzystać połączenie Subiekt GT dla produkcji w połączeniu z qcadoo MES.

Co przechowujemy w Subiekt a co w qcadoo MES

Z założenia przy integracji Subiekt GT jest systemem nadrzędnym i to on jest głównym źródłem prawdy o takich rzeczach jak indeks produktów czy kontrahentów. Podobnie stany magazynowe czy dokumenty – również będą głównie przechowywane w Subiekt GT. (O niektórych wyjątkach powiemy trochę niżej).

Ma to na celu przede wszystkim uchronić Was przed sytuacją gdy przykładowo technolog produkcji doda nowe produkty w qcadoo a równocześnie Twój zakupowiec wprowadzi na stan ten sam produkt pod inną nazwą i kodem.

Wtedy powstaną dwa indeksy na ten sam produkt – czyli nie będzie wiadomo którą pozycję zamówić, którą należy rozchodować czy która zawiera poprawne ceny.

Dane podstawowe – czyli Materiały, Produkty i Kontrahenci

Perspektywa krążenia wszystkich danych w sposób automatyczny pomiędzy Subiektem a qcadoo jest kusząca. Z reguły jednak nie chcemy aby wszystkie dane z Subiekta były dostępne w systemie produkcyjnym. Nie ma potrzeby aby np. dane dotyczące towarów typowo handlowych czy dostawców (jeżeli nie prowadzimy zamówień przez qcadoo) były synchronizowane.

W takich przypadkach najlepiej zdefiniować jasne reguły co trafia do qcadoo.

 

Firmy – Dostawcy i Klienci

Pomiędzy qcadoo a Subiekt GT możemy wymieniać zarówno firmy będące naszymi klientami jak i dostawcami. Oczywiście nie wszystkie dane na temat danej firmy są konieczne dla systemu wspomagającego produkcję jakim jest qcadoo, ale już np. adres gdzie należy dostarczyć zamówienie będzie przydatny.

Dla wszystkich nowych zamówień klientów które mają być wyprodukowane konieczne jest założenie Kontrahenta w qcadoo jeżeli jeszcze tam nie istnieje

Produkty – Surowce i Towary

Oprócz zamówień klientów, baza produktowa to najczęściej wymieniana rzecz pomiędzy Subiektem a qcadoo. Musimy zapewnić spójność takich rzeczy jak nazwy, indeksy ale też jednostki czy ich konwersje.

Ręczne przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego skończy się najpewniej totalnym bałaganem po tygodniu. Pani Basia z magazynu wprowadzi surowiec z kodem „06996” a Pan Kazek z produkcji mając zazwyczaj ogrom rzeczy na głowie wprowadzi go jako „09669”.

Z tego powodu Towary w Subiekcie oznaczone odpowiednią cechą automatycznie trafiają do qcadoo – łącznie z nazwą, indeksem, jednostkami czy cenami ostatniego zakupu.

Produkty mogą być również zakładane z poziomu qcadoo.

Nasz wspomniany Pan Kazek z produkcji chce zacząć produkować nowe zlecenie ale Pani Basia nie wprowadziła mu jeszcze odpowiednich surowców do Subiekta. Nie musi na nią czekać – może dodać surowce w qcadoo, założyć z nimi technologię i trafią one od razu do systemu Subiekt. Pani Basia będzie miała mniej pracy, a Pan Kazek dzięki temu dostanie od niej mleko do kawy którego ciągle nie ma czasu kupić 😉

Przy Produktach nie można zapominać jeszcze o jednostkach – system najczęściej nie jest tak domyślny jak człowiek. Dla niego „szt” i „szt.” (Czyli z kropką) to dwie różne jednostki.

Warto zatem pamiętać, aby najpierw przejrzeć Subiekt pod kątem podwójnych jednostek. Następnie wprowadzić w całej firmie jedną zasadę zakładania nowych jednostek – np. wszystkie z kropką na końcu.

Zamówienia klienta

Gdy wpisujecie w systemie Subiekt GT zamówienia klientów to mogą one w sposób automatyczny trafić do qcadoo i na ich podstawie powstaną zlecenia produkcyjne.

Oczywiście nie każde zamówienie powinno od razu trafiać na produkcję – czasami jest to zamówienie na towar typowo handlowy a czasami macie odpowiednią ilość wyprodukowaną na stanie.

W takich przypadkach te zamówienie które ma być wyprodukowane musi zostać oznaczone odpowiednią cechą.

Qcadoo obsługuje kilka przypadków zamówień:

  • Zamówienie na pojedynczy produkt – zostanie założone Zlecenie Produkcyjne które można od razu zaplanować i uruchomić
  • Zamówienie na wiele produktów – powstanie z tego Zlecenie Nadrzędne. Dla poszczególnych pozycji można uruchamiać niezależne Zlecenia Produkcyjne, nie tracąc przy tym jednego miejsca śledzenia postępów całego zamówienia klienta.
  • Zamówienie na duże partie towaru rozłożone w czasie – tutaj działa podobny mechanizm jak przy wielu produktach i na poszczególne partie produkcyjne możemy zakładać osobne zlecenia produkcyjne. Najważniejsze że nie stracimy informacji na temat stopnia realizacji całego zamówienia. Poszczególne wyprodukowane partie od razu będą widoczne na magazynie produktów gotowych.

Stany magazynowe – surowców, działowe i produktów gotowych

Nasz Pan Kazek chciałby się dowiedzieć czy ma niezbędne surowce do realizacji danego zlecenia produkcyjnego. Najlepiej jeszcze z informacją gdzie i na którym magazynie. Do tej pory musi uśmiechnąć się do Pani Basi aby mu udzieliła takiej informacji jeżeli ją ma aktualną. Ale może też się okazać że zużyte surowce są ściągane z magazynu w Subiekcie na koniec miesiąca.

W takim przypadku żeby sprawdzić co jest dostępne na magazynie trzeba się po prostu na niego przejść, znaleźć i policzyć. Następnie porównać to z zapotrzebowaniem na dane zlecenie.

A co gdyby Pan Czesław – zaopatrzeniowiec w tej firmie chciałby sprawdzić czy ma pokrycie w surowcach na wszystkie zlecenia z przyszłego miesiąca? Najpierw musiałby rozbić wszystkie produkty na listy materiałowe, później zsumować ilości produktów ze zleceń, sprawdzić aktualny stan i na końcu złożone już zamówienia u dostawców. Ogrom pracy.

Na szczęście integracja qcadoo z Subiekt GT pomaga Panu Kazkowi i Czesławowi zaoszczędzić ten ogrom pracy. Jednym kliknięcie można sprawdzić zapotrzebowanie surowcowe na:

  • wybrane zlecenie produkcyjne – tutaj będzie brany pod uwagę stan wybranych magazynów
  • grupę zleceń produkcyjnych z danego okresu – qcadoo sprawdzi jakie są potrzebne surowce na wszystkie zlecenia, porówna to ze stanem wybranych magazynów i dostawami w drodze.

Niektóre firmy dodatkowo chcą wiedzieć jak wygląda ruch surowców i półproduktów pomiędzy poszczególnymi działami – najprościej wtedy założyć dodatkowe magazyny działowe i śledzić przesunięcia pomiędzy nimi. Tylko z drugiej strony księgowość nie chce być zawalona tymi setkami dokumentów magazynowych które będą musiały być utworzone.

 

Dla tych przypadków można założyć wybrane magazyny tylko w qcadoo. Tym samym wszystkie dokumenty magazynowe dla nich będą przechowywane tylko w qcadoo a księgowość będzie monitorować tylko magazyny surowców i produktów gotowych.

Konfiguracja magazynów dla surowców i półproduktów w technologiach

W przypadku zdefiniowania magazynów działowych może się okazać że nie wszystkie surowce mają być zawsze pobierane z magazynu surowców. Przykład? Np. coś co przechowujecie w dużej beczce i zużywacie tylko drobną część do każdego zlecenia. W takim przypadku konieczne jest wcześniejsze przesunięcie całej beczki takiego surowca na dział i rozchodowanie go z tego magazynu.

Albo opakowania które pobieracie z osobnego magazynu opakowań, podczas gdy surowce są wydawane przez magazyn główny surowców.

Odpowiednio zdefiniowana konfiguracja przepływów materiałowych w technologii w qcadoo pozwoli rozchodować takie elementy z odpowiedniego magazynu. Tym samym zawsze będziemy mieć aktualną informację o aktualnych stanach surowców na poszczególnych magazynach i nie będziemy np. całej beczki zdejmować od razu ze stanu przy pierwszym zleceniu który z niej korzysta.

Dokumenty magazynowe

Dochodzimy do najbardziej przydatnej funkcjonalności dla firm produkcyjnych które pracują z Subiektem GT. Przy wykorzystaniu qcadoo w połączeniu z tym ostatnim, wszystkie dokumenty magazynowe są tworzone w sposób pełni automatyczny.

Żadnych ręcznie tworzonych dokumentów RW na koniec miesiąca i zawsze aktualny stan surowców i produktów gotowych.

automatyczny-dokument-RW-produkcja

Automatycznie tworzony dokument rozchodu surowców dla zleceń produkcyjnych

Qcadoo bazując na zdefiniowanych w technologii magazynach dla każdego surowca, półproduktu i wyrobu gotowego wygeneruje odpowiednie dokumenty magazynowe:

  • dla surowców – dokumenty RW z odpowiedniego magazynu
  • dla półproduktów – dokumenty PW na dany magazyn, jeżeli zaznaczymy opcję że mają być przyjmowane na magazyn a nie być wykorzystywane w ramach procesu
  • dla produktów finalnych – dokumenty PW na wybrany magazyn

Dokumenty będą tworzone w momencie zarejestrowania przez pracowników postępów produkcji. Tutaj mamy dwa rodzaje statusów takich dokumentów:

  • szkicowe – daje to możliwość ich weryfikacji i ewentualnych korekt przez np. Brygadzistę. Wadą takie podejścia może być opóźnienie w czasie aktualizacji stanów magazynowych. Ma to znaczenie np. w przypadku gdy zdecydowaliśmy się na rejestrowanie półproduktów na magazynie. Wtedy kolejny proces nie może się rozpocząć ponieważ nie ma przyjętych na stan półproduktów z poprzedniego procesu.
  • zaakceptowane – tutaj skutki magazynowe są od razu, co powoduje że stan magazynowy jest zawsze aktualny. Jednak wszelkie pomyłki powodują konieczność ręcznego tworzenia korekt dokumentów magazynowych.

Koszty wyprodukowanych wyrobów – Techniczny Koszt Wytworzenia

Posiadając qcadoo zintegrowane z systemem Subiekt możemy łatwo obliczyć koszty naszej produkcji. Gotowe produkty czy półprodukty mogą być przyjmowane na magazyn w wyliczonej odpowiednio cenie.

Surowce potrzebne do produkcji danego zlecenia produkcyjnego będą pobierane z magazynu według uzgodnionej strategii (najczęściej jest to FIFO). Tym samym zawsze będzie wiadomo ile ich faktycznie zużyliśmy i jaki był ich koszt.

Informacja ta może być różna od kalkulacji którą się wykonuje na początku zlecenia, która opiera się o założenia dotyczące ilości zużytych surowców wg technologii.

Zestawienie tych dwóch wartości – teoretycznej ilości surowców z normy technologicznej i faktycznej ilości z danych zarejestrowanych przez pracowników już daje nam dużą wiedzę o tym gdzie są problemy. To nie tylko suche porównanie ilości czy kosztów. Taka wiedza pozwala nam sprawdzić czy różnice to rzecz jednorazowa czy też może niektóre technologie mają założone zbyt małe ilości surowców potrzebnych do produkcji. A może trzeba przeszkolić niektórych pracowników lub naprawić maszyny?

Oprócz kosztów materiałowych można również wykorzystać uśrednione koszty pracy poszczególnych pracowników. Bazując na zarejestrowanym czasie pracy przy danej operacji, doliczać je do kosztu wytworzenia danego wyrobu.

Jeżeli chcemy mieć koszty jeszcze bardziej dokładne to powinniśmy doliczać odpowiednie narzuty – np. na koszty wydziałowe, energii lub inne które ciężko przypisać do konkretnego produktu.

Warto tutaj jeszcze wspomnieć o sytuacji kiedy realizujemy dostawę dla klienta która jest tylko częścią jego zamówienia. Może się przykładowo okazać że tylko ta partia została zrealizowana bezproblemowo – przy kolejnej wystąpiły problemy z maszyną. Tym samym czas potrzebny na realizację się znacząco zwiększył. Co za tym idzie koszt wytworzenia poszczególnych produktów będzie różny w ramach jednego zlecenia produkcyjnego.

Sposobem na rozwiązanie tego problemu może być wyliczanie Technicznego Kosztu Wytworzenia na moment zamknięcia zlecenia produkcyjnego. Wtedy mamy już zarejestrowane wszystkie koszty i czasy które powinniśmy uwzględnić w naszych kalkulacjach.

Na koniec

Subiekt GT w połączeniu z qcadoo stanowi dobry tandem do zarządzania w firmach produkcyjnych. Nie ma potrzeby wyrzucania tego pierwszego i od razu wdrażania kompleksowego systemu ERP. Tym bardziej jeżeli Twoi ludzie przyzwyczaili się do prostoty obsługi Subiekta a jego funkcjonalność jest dla Ciebie w pełni wystarczająca.

Jeżeli masz jakieś pytanie odnośnie integracji qcadoo MES z Subiekt GT czy też pomysłów na obsługę produkcji przy pomocy Subiekta – zapraszam do zadawania pytań lub kontaktu z nami.

Marcin Perłak

Prezes Qcadoo Limited. Przyjmuje różne role w Qcadoo (poza byciem programistą). Lubi proste formy, jasne zasady. Fanatyk idealnej obsługi klienta. Po pracy zaraża swoje córki nowymi technologiami i jeździ na rowerze po małopolskich wsiach.

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked