Raportowanie produkcji – jak w 4 krokach zacząć zbierać dane z produkcji?

jak skutecznie wdrozyc rejestracje - lead picture

Czy w jakikolwiek sposób zbierasz informacje o tym, ile sztuk wyrobu udało się danego dnia wyprodukować Twoim pracownikom? Czy jesteś w stanie podać klientowi realny termin, na który dostanie pierwszą część zamówionego towaru? Czy wiesz, ile kosztuje Cię wyprodukowanie pojemnika, stołka, paczki ciastek czy stalowej odkówki? Czy wiesz dokładnie, co danego dnia robił Pan Henryk, którego zadaniem było pocięcie desek na blaty?

Skoro czytasz te słowa, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że przynajmniej na jedno z tych pytań odpowiesz negatywnie albo po prostu szukasz praktycznych informacji na temat rejestracji danych z produkcji.

Dlaczego tak się dzieje?

Całkiem możliwe, że do tej pory nie miałeś czasu, żeby zająć się tym tematem, być może w Twojej firmie zabrakło wiedzy o tym, w jaki sposób wprowadzić efektywne raportowanie produkcji. Może też nie miałeś potrzeby, by gromadzić tego typu informacje – księgowy pokazywał Ci zyski pod koniec miesiąca, więc wszystko było w porządku. A co jeśli ten zysk mógłby być dużo większy?

W sytuacji, kiedy nie gromadzisz żadnych faktycznych danych z hali produkcyjnej, zarządzanie produkcją może być trudne i czasochłonne, a Ty nie jesteś w stanie sensownie zaplanować pracy swoich ludzi, nie wiesz, co się dokładnie dzieje na produkcji, nie otrzymujesz na czas informacji o problemach, opóźnieniach czy wadliwych sztukach produkowanego wyrobu.

Co zatem możesz zrobić, by poprawić bądź w ogóle wprowadzić rejestrowanie pracy na swojej produkcji? Najbardziej kompletnym rozwiązaniem byłoby wdrożenie oprogramowania do zarządzania produkcją (program komputerowego, który umożliwi Tobie i Twoim pracownikom m.in. rejestrowanie postępu produkcji). Przykładem może być qcadoo MES o którym możesz się więcej dowiedzieć od nas.

rejestracja produkcji-przygotowanie1. Co musisz najpierw przemyśleć?

Najważniejsza informacja – żaden nawet najlepszy program nie zorganizuje Ci sam produkcji. Aby w pełni z niego korzystać musisz zacząć od podstaw i to należy do Ciebie.

Poniżej podajemy kilka rzeczy które są ważne w pierwszej fazie:

Po co chcesz rejestrować produkcję i jakie informacje chcesz zbierać

Przede wszystkim musisz zastanowić się nad zasadami, według których taka rejestracja miałaby się odbywać. Dobrze wiesz:

  • jakie informacje są najbardziej istotne w przypadku Twojej produkcji,
  • czy ważne są zarejestrowane surowce zużyte danego dnia,
  • czy chcesz wiedzieć, czy podczas pierwszej zmiany pojawiły się jakieś odpady,
  • czy interesuje Cię, w jakim dokładnie czasie Pani Krysia pocięła pokrowiec, a Pan Wiesław zapakował kartony na paletę.
  • czy chcesz znać czasy przestojów poszczególnych maszyn lub czasy przezbrojeń pomiędzy zleceniami
  • czy istotne dla Ciebie jest posiadanie informacji o zużytych partiach surowców

Dodatkowo musisz zdecydować o poziomie szczegółowości zbieranych danych – czy mają to być na przykład dane dla każdej operacji z osobna, czy tylko zbiorcze dla całego zlecenia.

Kto ma rejestrować dane z produkcji

W zależności od tego jak bardzo jest rozbudowana jest Twoja produkcja możesz albo zlecić wpisywanie informacji pracownikom bezpośrednio na hali lub włączyć w proces liderów/brygadzistów produkcji. Ci ostatni mogą zbierać dane zaraportowane na poszczególnych stanowiskach produkcyjnych i wprowadzać je do komputera.

Jak często chcesz otrzymywać dane z produkcji

Raz dziennie, co zmianę lub co tydzień – w zależności od Twoich potrzeb i możliwości musisz zdecydować jak często mają być zbierane dane na produkcji.

Jak włączyć pracowników w cały proces

Oprócz powyższych informacji na które musisz sobie sam odpowiedzieć, możesz spotkać się ze swoimi pracownikami i bezpośrednio od nich dowiedzieć się, w jaki sposób najwygodniej byłoby im swoją pracę raportować – ich opinia może pomóc Tobie podjąć najlepszą decyzję. Włączenie ich najwcześniej w cały proces znacznie pomoże Ci w przyszłości – poczują się odpowiedzialni za usprawnienia w firmie co będzie mieć olbrzymie znaczenie dla powodzenia całej rejestracji danych z produkcji (to jest jednak temat na osobny artykuł).

Jakie środki masz do dyspozycji

Czy masz obecnie komputery na hali produkcyjnej gdzie będziesz mógł dokonywać rejestracji, czy masz wdrożone oprogramowanie do zarządzania produkcją, czy masz maszyny które można podłączyć do komputera w celu automatycznego zbierania danych – to kolejne pytania na które musisz znać odpowiedzi.

Na początek możesz też wprowadzić najprostszy sposób zbierania i gromadzenia danych z produkcji, który nie jest żadnym złożonym systemem, tylko np. specjalnie do tego przygotowanym arkuszem Excel wspomagany wydrukami. W kolejnym artykule zamieścimy bezpłatny arkusz który pomoże Ci zrobić pierwszy krok w ewidencji produkcji.

Jakie jest doświadczenie Twoich ludzi i jak ich do tego przekonać

Każda zmiana wymaga włączenia ludzi w cały proces, a z pewnością wprowadzenie rejestracji postępu produkcji jest zmianą niemałą.

Rzadko udaje się coś zrobić samymi nakazami, niezbędne jest opracowanie planu zaangażowania pracowników we wprowadzenie rejestracji produkcji. Znajdź liderów w Twojej firmie którzy będą odpowiedzialni za wdrożenie i na bieżąco będą wprowadzać niezbędne zmiany.

rejestracja produkcji - planowanie2. Zaplanowanie pracy

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie pracy produkcji i przekazanie pracownikom co mają robić, przy pomocy jakich surowców i na jakich maszynach. Jest to oczywiście codzienność na produkcji i nie ma związku z tym czy prowadzisz rejestrację postępu produkcji czy nie.

Mówimy o tym tutaj jednak w kontekście ułatwienia zbierania danych dla pracowników. Gdy przekażesz pracownikom np. karty pracy to będą mieć jasne wytyczne co rejestrować i miejsce gdzie mają to konkretnie wpisywać. Unikniesz rejestracji “ustnej” przekazywanej na żądanie szefa czy brygadzisty i wszelkiego rodzaju zeszytów które mogą mieć.

Przykładowa karta pracy w qcadoo MES

Przykładowa karta pracy w qcadoo MES

Podobnie gdy praca będzie rozdzielana przez terminale ustawione na hali, wtedy pracownicy będą mieć jedno miejsce gdzie będą wpisywać dane z produkcji.

rejestracja produkcji na hali 3. Faktyczna rejestracja produkcji

Twoi ludzie wiedzą już co produkować – przekazałeś im jasne informacje na ten temat. Teraz czas na to żeby oprócz produkowania przekazywali Ci informacje o tym co się dzieje na hali. Jest kilka rzeczy które powinieneś wiedzieć i które mają zastosowanie przy rejestracji produkcji.

Jak często rejestrować dane z produkcji

Gdy potrzebujesz informacje na bieżąco możesz zdecydować aby po każdej wykonanej operacji informacje były spisywane przez pracownika – przy takim trybie każda czynność którą pracownik wykona powinna być rejestrowana na karcie pracy bądź bezpośrednio w terminalu. Gdy tak wysoka częstotliwość nie ma dla Ciebie aż takiego znaczenia – wystarczy że na koniec każdej zmiany pracownicy będą rejestrować dane. Wg naszego doświadczenia ten ostatni tryb jest najczęściej stosowany w firmach gdzie zlecenia są dłuższe a ten pierwszy może mieć znaczenie w krótkich cyklach produkcyjnych. Musisz jednak odpowiedzieć sobie na pytanie czy tak często zbierane dla Ciebie informacje będą dla Ciebie potrzebne i czy będziesz w stanie z nich skorzystać.

Kto ma dokonywać ewidencji danych

Z naszych doświadczeń najczęściej to brygadzista jest tą osobą którą dokonuje wpisania danych do komputera na podstawie danych otrzymanych przez pracowników. Takie podejście powoduje że może to zrobić to w swoim biurze lub przy jednym, dedykowanym do tego komputerze na hali produkcyjnej.

W przypadku gdy pracownicy mają sami rejestrować dane w komputerze musisz dobrze przemyśleć ilość stanowisk komputerowych tak aby nie tworzyły się do nich kolejki i żeby nie były rozmieszczone zbyt rzadko. W przeciwnym wypadku pracownik będzie tracił zbyt dużo czasu za każdym razem kiedy będzie chciał wpisać dane do komputera.

Wygląd terminala do rejestracji

Twoi ludzie są na pewno wysokiej klasy specjalistami jeżeli chodzi o produkcje. Nie oznacza to jednak że muszą być jednocześnie mistrzami obsługi komputera. Mimo tego że komputery są obecnie wszędzie to nadal wielu ludzi nie potrafi sprawnie z nich korzystać a starsi ludzie się wręcz ich boją. Z tego powodu to jak będzie wyglądał program (a właściwie ekran aplikacji ) gdzie mają wpisywać dane ma gigantyczne znaczenie dla wdrożenia przez Ciebie sprawnej rejestracji produkcji.

Aplikacja powinna być bardzo prosta w obsłudze, mieć duże litery i przede wszystkim zawierać tylko te pola i informacje które rzeczywiście są potrzebne dla pracowników aby sprawnie zarejestrowali produkcję. Nie ma sensu przytłaczać ich nadmiarem informacji. Zwróć uwagę na słownictwo którego używa program – musi być jasne, zrozumiałe i nie zawierać tzw. żargonu informatycznego. Skoro Telewizor który ma nieskończenie wiele więcej funkcji niż program do rejestracji produkcji, potrafi być jednocześnie prosty w obsłudze to dlaczego nie ma być tak samo z terminalem?

qcadoo - terminal do rejestracji produkcji

Przykładowy terminal do rejestracji produkcji w qcadoo MES

Dobrym pomysłem jest też użycie kodów kreskowych  – można je drukować na kartach pracy czy zleceniach produkcyjnych. Da to pracownikom realną oszczędność czasu – nie będą musieli żmudnie wpisywać np. nr zlecenia czy operacji i praktycznie wyeliminuje możliwość pomyłek przy wprowadzaniu. Bedzie Ci potrzebny do tego czytnik kodów kreskowych ale wystarczy nawet najprostszy model podłączany do komputera przez gniazdo USB.

Wpisywanie danych bez terminala

Gdy nie masz dedykowanego terminala do produkcji – zawsze możesz to wpisać wprost do programu komputerowego do zarządzania produkcją. W takim przypadku informacje z kart pracy pracowników np. brygadzista wpisuje na spokojnie w swoim biurze. W qcadoo MES nazywa się to rekordy rejestracji i umożliwia wpisanie podobnych danych jak w terminalu produkcyjnym.
Jeżeli w ogóle nie posiadasz programu do zarządzania produkcją możesz zapisywać informacje w specjalnie do tego przygotowanym arkuszu Excel.

Rejestracja partii surowców i produktów gotowych

Jeżeli Twoja produkcja wymaga śledzenia partii surowców, to konieczne jest dla Ciebie spisywanie każdego użytego surowca w danym produkcie. Najczęściej występuje to w produkcji spożywczej, ale nie tylko. Spotkaliśmy się z tym przy produkcji elementów z plastiku gdzie są rejestrowane partie granulatów czy też przy produkcji nart gdzie są z kolei rejestrowane np. partie drewna czy żywicy.

Partie surowców możesz rejestrować dwojako:
• w przypadku gdy planujemy z jakiej partii surowca należy wykonać dane zlecenie – tutaj pracownik ma tylko potwierdzić i zarejestrować że użył dobrej partii
• w przypadku gdy nie ma dla nas znaczenia użycie konkretnej partii – tutaj pracownik spisuje jaką partię surowca zużył do danego zlecenia. Należy przewidzieć że w danym zleceniu pracownik może użyć kilku partii tego samego surowca i musi mieć miejsce na ich wpisanie

Ważne jest aby ustalić z pracownikami gdzie jest na surowcu opisany nr partii, żeby nie było wątpliwości który numer należy spisać. Sprawdź czy wszystkie surowce które kupujesz mają naklejki lub oznaczenia z nr partii. Być może będziesz musiał wdrożyć własna oznaczenia dla tych które nie mają.

Dla produktów gotowych musisz ustalić w jaki sposób będziesz nadawał numery seryjne lub partii – w zależności od tego jaki rodzaj produkcji jest w Twoim zakładzie. Częstą sytuacją z którą się spotykamy podczas naszych wdrożeń jest zintegrowanie z drukarką do etykiet którymi oznaczane są pojedyncze produkty lub konkretne partie.

Rejestracja użytych zamienników

W niektórych przypadkach Twoja technologia umożliwia użycie zamienników – czyli innego surowca niż to wynika z receptury. Najlepiej aby już na etapie uruchamiania zlecenia przewidzieć taką sytuację i zmodyfikować technologię. Możesz o tym zdecydować widząć braki dane surowca na magazynie lub gdy posiadasz informację że zamówiona dostawa nie przyjdzie na czas.  W takim przypadku zmodyfikowaną technologię przekażesz wprost na halę i do magazynu.

Codzienność nie jest często tak różowa i czasami okazuje się że podczas gdy produkcja się już rozpoczęła konieczne jest użycie innego surowca niż przewidzianego w technologii. Ważne aby pracownicy zarejestrowali których surowców rzeczywiście użyli – będzie to mieć znaczenie przy aktualizacji stanu magazynowego jak i na przyszłość w przypadku ewentualnych reklamacji klientów.

Rejestracja braków i różnych klas jakościowych

W przypadku gdy dla produktów końcowych lub półproduktów pojawiają się braki – powinieneś ustalić z pracownikami sposób ich rejestracji. Zwróć uwagę że nie chodzi tutaj o odpady – ich rejestracja może być trudna, ponieważ często mają nieregularny kształt i nie da się ich przyjąć w łatwy sposób na stan magazynowy. Najczęściej są one zostawiane na magazynie działowym i w miarę możliwości wykorzystywane w kolejnych zleceniach, ale nie wykazuje się ich w technologii.

W przypadku braków lub innych klas jakościowych możesz zdefiniować dodatkowe indeksy w swoim programie magazynowym i dokonywać ich ewidencji podczas produkcji. Spowoduje to ich przyjęcie na stan i możliwość np. sprzedaży czy wykorzystania w przyszłych zleceniach.

Dodatkowe informacje zbierane podczas produkcji

Poza tym co napisaliśmy powyżej możesz mieć potrzebę zbierania dodatkowych informacji. Z naszej historii wdrożeń qcadoo MES wiemy że mogą to być przeróżne informacje – od tak prostych jak nastawienia maszyny na jakiej odbywa się cięcie materiału, po informacje dotyczące wilgotności użytego surowca spożywczego czy   przyczyny przestojów na maszynach.

Jeżeli Twoje maszyny są w miarę nowe, być może mogą być podłączone wprost do oprogramowania i same wysyłać odpowiednie sygnały na temat dostępności czy parametrów. W takim przypadku wg naszego doświadczenia konieczne jest współdziałanie firmy sprzedającej daną maszynę i producenta oprogramowania do zarządzania produkcją – żadna ze stron nie może wykonać takiej integracji samodzielnie.

rejestracja produkcji - analiza4. Dane wpisane i co dalej?

Twoi pracownicy zaraportowali wykonaną produkcję. Wiesz już jakie surowce zostały przez nich zużyte i w jakich ilościach. Wiesz również kto i jaki czas poświęcił na wykonanie zleconych operacji. Jeśli masz taką potrzebę, możesz sprawdzić czy wprowadzone dane się zgadzają i dopiero po wyjaśnieniu wszelkich wątpliwości – zaakceptować. To zminimalizuje pomyłki, a dzięki temu dane do analizy będą zgodne z rzeczywistością.

Dwuetapowe potwierdzanie zaleca się zwykle w początkowym okresie pracy z nowymi zasadami i w nowym programie, kiedy to pracownicy mogą czuć się niepewnie i mogą wprowadzać więcej błędnych danych. Z czasem, gdy zauważysz, że ilość pomyłek znacząco się zmniejszyła – możesz zezwolić na automatyczne ich akceptowanie.

Faktyczny postęp produkcji

Najbardziej oczywistą korzyścią z rejestracją produkcji z hali jest posiadanie informacji o faktycznym stanie produkcji poszczególnych zleceń. Bez potrzeby pytania się poszczególnych ludzi “Jak idzie produkcja” możesz dowiedzieć się czy poszczególne zlecenia są zagrożone, czy są opóźnienia i gdzie są problemy.

Stany magazynowe

Dzięki raportowaniu produkcji przez pracowników na bieżąco ustalane są stany magazynowe produktów. Zaraportowane zużyte surowce od razu rozchodowane są z magazynu pod dane zlecenie. A wyprodukowane wyroby przyjmowane są na właściwy magazyn. Masz również pewność, że pracownicy wykorzystali do produkcji dokładnie te surowce, które zostały zaplanowane.

Nie ulega wątpliwości, że utrzymywanie faktycznych stanów magazynowych zwiększa dokładność przygotowywanych planów produkcyjnych, pomaga w organizacji produkcji i określaniu zapotrzebowania materiałowego. Jeśli do produkcji pracownicy wykorzystali więcej surowca niż pierwotnie zaplanowano (bo np. surowiec uległ zniszczeniu w procesie produkcyjnym), albo zostały zastosowane zamienniki – będziesz o tym wiedzieć od razu. I będziesz w stanie przeorganizować plany produkcyjne, czy zamówić brakujące do produkcji surowce. Możesz tym samym uniknąć kosztowych przerw w produkcji.

Partie

Jeśli działasz w branży spożywczej określanie z jednej strony: partii zużywanego surowca, a z drugiej strony nadanie partii wyprodukowanego wyrobu, jest niezwykle istotne. Tylko dzięki temu będziesz w stanie śledzić partię i ewentualnie, w przypadku jakichkolwiek problemów, sprawnie przeprowadzić wycofanie produktu z rynku. Poprzez wskazywanie surowca w dokładnością do partii już przez pracowników bezpośrednio znajdujących się na produkcji, nie będziesz musiał przeprowadzać osobnej czasochłonnej ewidencji. Dane będą wprost wynikać z raportów rejestracji. Program produkcyjny będzie w stanie odpowiednio je przetworzyć i zbudować czytelne drzewo genealogii.

Podobnie jest z numerami seryjnymi – jeżeli rejestrujesz produkcję z dokładnością do konkretnego numeru seryjnego wyrobu to dokładnie wiesz  kto daną sztukę wyprodukował, z jakich partii surowców, na jakiej maszynie.

Policzenie faktycznego kosztu wytworzenia

Na podstawie danych z produkcji możesz policzyć faktyczny koszt wytworzenia każdego produktu – masz przecież dokładne dane o czasie trwania poszczególnych operacji, i konkretne dane o zużytych surowcach i ich cenach zakupu. Możesz to porównać z pierwotnymi kalkulacjami jakie bazowały na Twoich założeniach i normach – czyli rozliczyć faktyczną produkcję.

Jeżeli potrzebujesz przyjaznego programu do zarządzania produkcją – zapraszam do zapoznania się z qcadoo MES. Skontaktuj się z nami, porozmawiajmy o tym czego potrzebujesz, pokażemy Ci jak możemy Ci pomóc i damy dostęp do 15-dniowej wersji testowej.

Marcin Perłak

Prezes Qcadoo Limited. Przyjmuje różne role w Qcadoo (poza byciem programistą). Lubi proste formy, jasne zasady. Fanatyk idealnej obsługi klienta. Po pracy zaraża swoje córki nowymi technologiami i jeździ na rowerze po małopolskich wsiach.

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked