qcadoo MES jest systemem wspierającym w zarządzaniu produkcją. Ale nie tylko planiści, kierownicy czy brygadziści mogą z niego korzystać. Bardzo często cały proces rozpoczyna się od działu sprzedaży. Nic dziwnego – w końcu produkujemy po to, by nasze wyroby znalazły nabywców. To dział sprzedaży często narzuca kierunek produkcji. Dzięki kontaktom z klientami wiadomo co mamy produkować, w jakiej ilości i na kiedy. Zobacz jakie funkcjonalności w qcadoo wspierają dział sprzedaży w codziennej pracy.

Zacznę od tego, że qcadoo MES może integrować się z systemem klasy ERP. Wówczas dział sprzedaży pracuje w systemie zewnętrznym. Tam wprowadza zamówienia od klientów i tam je fakturuje. qcadoo przechwytuje wprowadzone zamówienia. Stają się one podstawą do rozpisania produkcji. Wyprodukowane wyroby przyjmowane są na magazyn w systemie ERP. I stamtąd można już przeprowadzić proces sprzedaży, sfinalizowany fakturą.

W sytuacji pracy samodzielnej qcadoo MES, pracownicy działu sprzedaży mogą gromadzić dane bezpośrednio w systemie, ograniczając tym samym przechowywanie danych w niepowiązanych arkuszach kalkulacyjnych.

Wprowadzanie zamówień sprzedaży

Wpływające zamówienia od klientów możesz zarejestrować w qcadoo jako zamówienia sprzedaży. Zachowasz w nich informacje o kontrahencie, adresie dostawy (bo przecież siedziba, a miejsce dostarczenia produktów mogą być różne), produktach zamówionych, ilości, czy obiecanej dacie dostawy (i to zarówno dla całego zamówienia, jak i dla każdej pozycji z osobna).

Zamówienie od klienta może być wprowadzone w sposób ręczny, za pomocą widocznych wyżej formatek. Ale możesz też utworzyć je za pomocą importu zamówień z pliku .xlsx. Wystarczy przygotować listę w dostępnym w qcadoo szablonie i zaciągnąć ją do systemu (plik oczywiście może zawierać listę wielu zamówień, z wieloma pozycjami). Zamówienia już raz zaciągnięte, możesz aktualizować o nowe pozycje – w tym celu należy zaznaczyć parametr w oknie importu.

Specyficzne ustalenia z klientem odnośnie zamówionego produktu

Jeśli produkowane wyroby mogą się od siebie różnić, np. konfiguracją, odcieniem, czy użytym materiałem, ważne jest, aby klient otrzymał dokładnie taki produkt jaki zamówił. Zapisanie uzgodnionych z kontrahentem informacji w pozycji zamówienia jako atrybut zasobu, pozwoli na:

• dostarczenie informacji planiście – być może pod daną konfigurację trzeba zmienić technologię, albo zaplanować użycie konkretnej partii materiału?
• poinformowanie produkcji jaki wyrób ma wytworzyć- atrybut zasobu zobaczysz w terminalu rejestracji produkcji,
• przyjęcie na magazyn dokumentem PW produktu z danym atrybutem – dzięki temu będziesz wiedzieć jaka część wyrobu spełnia zamówione warunki i co klientowi wysłać.

Dodatkowo, aby pamiętać o tym dla jakich produktów należy z klientem ustalić ostateczny kształt, można przygotować konfigurator zamawianego produktu. Podajemy listę atrybutów zasobu dla zakresu produktów. Po wybraniu w zamówieniu produktu, wczytamy automatycznie atrybuty zasobu. Sprzedawca musi jedynie wybrać ich wartości:

Ale to nie wszystko. Sprzedawca nie musi nawet wiedzieć jaki konkretny indeks wyrobu wybrać. Musi wiedzieć jakiego typu produkt klient zamawia (w qcadoo ‘typ’ to ‘rodzina’ produktu) i zebrać informacje z przygotowanej dla tego typu listy. Po zapisie namierzymy właściwy indeks i umieścimy go w zamówieniu sprzedaży.

Analiza istniejących zamówień

Wprowadzenie zamówień to nie jedyne obowiązki działu sprzedaży. Bardzo ważne jest też monitorowanie stopnia realizacji zamówień, pilnowanie przyjętych terminów, czy organizowanie wysyłek. Aby ułatwić analizę, qcadoo posiada listę pozycji zamówień. Z tego miejsca szybko ustalisz co jest już zlecone do produkcji, jaka ilość jest już wytworzona, a na ile jeszcze czekamy. Przeanalizujesz też dane zgrupowane po produkcie, a także po produkcie i dacie.

Finalizowanie zakupu dokumentem WZ

Kolejną funkcjonalnością wspierającą w pracy dział sprzedaży, jest możliwość wystawienia dokumentu WZ do zamówienia, do zaznaczonych pozycji. Dzięki temu rozchód do realizowanej wysyłki jest szybki i bezpomyłkowy. A to daje gwarancję, że z magazynu zdjęte będą dokładnie te produkty, które klient zamówił.

Dodatkowo – w wystawionym dokumencie magazynowym możesz zachować informacje o numerze faktury. Dzięki temu łatwiej namierzysz listę produktów rozchodowanych z qcadoo do dokumentu księgowego wystawionego w systemie do tego przeznaczonym.

Plany i wolumeny sprzedaży

A co jeśli firma nie produkuje na zamówienie? Czy dział sprzedaży znajdzie funkcjonalności wspierające? Jak najbardziej! Pierwszą z nich jest możliwość wprowadzenia planów sprzedaży. Na dowolny okres – tygodniowy, miesięczny, kwartalny, roczny, albo na dowolną ilość dni. Sam o tym zdecydujesz. W planie możesz wprowadzić produkty, które zamierzasz sprzedać w danym okresie i założone ilości. Dzięki temu planista będzie wiedział w jakim zakresie powinien organizować produkcję. I będzie mógł tworzyć zlecenia bezpośrednio z tego miejsca.

Taki plan sprzedaży możesz też zaimportować z Excela. Funkcja szczególnie przydatna, gdy produkowany asortyment jest szeroki.

A może wolumeny sprzedaży będą przydatne? Przeanalizuj historię sprzedaży i wyznacz jaką ilość dziennie sprzedajesz. Dzięki temu system pomoże w określeniu na ile dni firma ma zapas magazynowy danego produktu. Dodatkowo, jeśli wyznaczysz optymalny stan magazynowy, tworząc zlecenie produkcyjne, podpowiemy jaką ilość należy wyprodukować, aby uzyskać właściwy zapas.

A Ciebie w jaki sposób qcadoo wspiera najbardziej? A może masz ulubioną funkcjonalność, bez której nie potrafisz wyobrazić już sobie swojej pracy? Wierzymy, że tak właśnie jest!